A aplicação disponibiliza dois procedimentos para recolher, junto dos responsáveis e/ou condutores, informação sobre os quilómetros, ou horas, do veículo ou máquina:
• O pedido de registo é desencadeado de forma pontual pelo gestor ou pelo responsável ou condutor;
• O pedido de registo é desencadeado automaticamente: i) de forma regulares, em dias fixos do mês; ii) por período, quando ultrapassado um dado número de dias face ao último registo.


Neste artigo, apresentamos as configurações disponíveis para o lançamento de processos de registo de utilização e como é que esses processos são desencadeados de forma automática. As funcionalidades associadas a estas configurações são:
a) A criação automática de processos de registo de utilização (dos quilómetros ou das horas) com envio de alertas por e-mail;
b) O envio de avisos, realizados por e-mail, com informação sobre processos de registo de utilização por fechar;
c) Permitir que o responsável e o condutor habitual possam criar processos de registos de utilização;
c) A definição de regras para recolha de quilómetros, utilizando os ficheiros de faturação de combustíveis.

Perfis e Acesso
As configurações associadas às funcionalidades de registo de utilização, em quilómetros ou em horas, encontram-se acessíveis aos utilizadores com o perfil: Frota – Configuração.

Para aceder ao ecrã de configuração, [Registo de utilização - configurações], deverá seguir o menu Configurações > Frota > Processos > Registo de km.


Configurações
O ecrã de configurações é constituído por quatro zonas, a saber:

• Configurações, onde se encontram disponíveis as configurações associadas aos processos de registo de utilização (em quilómetros ou em horas);
• Importação de faturas, onde se encontram as configurações associadas aos registos de quilómetros com origem na importação de faturação;
• Grupos gerais, onde são definidos os grupos gerais dos veículos para os quais se aplicam as configurações definidas nas zonas Configurações e Importação de faturas.

Zona Configurações
Nesta zona, encontram-se os campos de configuração associados aos processos de registo de utilização, em quilómetros ou em horas, a saber:

• Lançar o processo, com três opções possíveis para o lançamento dos processos de utilização:
  Não: para que os processos não sejam lançados de forma automática;
  Regular: os processos são lançados automaticamente em dias fixos do mês, sendo necessário definir quais os dias para o lançamento dos processos. Podem ser escolhidos até dois dias por mês que são indicados nos campos Primeiro dia do mês em que se lança o processo e Segundo dia do mês em que se lança o processo.
  Período: os processos são lançados automaticamente para os veículos sem processos ativos, sempre que a diferença em dias face ao último registo for superior ou igual ao valor indicado no campo Dias para lançar face ao último registo.

De sublinhar que nos lançamentos automáticos, apenas são lançados processos de registo de utilização para os veículos dos grupos gerais configurados na zona Grupos gerais e com afetação diferente de pool;

Nota 1
O lançamento automático de processos de registo de utilização pela opção Regular consiste na criação, para cada veículo, de um processo de registo de utilização, se o veículo não possuir um processo não fechado. Se o veículo já possuir um processo de registo de utilização não fechado, não é criado um novo processo, mas é atualizada a data de leitura deste processo. Simultaneamente, é enviado um e-mail ao responsável do veículo, a solicitar o acesso ao processo para efetuar o registo. Tenha-se ainda em conta que a atualização da data de leitura e o envio do e-mail também ocorrem para os veículos com afetação pool que possuam registos de utilização não fechados e que pertençam ao grupos gerais indicados no ecrã de configuração.


• Enviar e-mail a alertar que tem processos não fechados, que permite ativar ou desativar a opção para o envio de e-mails aos responsáveis dos veículos com processos de registo de utilização não fechados. Caso esta opção esteja ativa, deve ser indicada a data do mês em que estes e-mails são enviados. Os e-mails só são enviados para os responsáveis com veículos dos grupos gerais configurados na zona Grupos gerais;

• Condutor habitual também pode criar/registar?, onde é possível permitir ao condutor habitual das viaturas/máquinas criar processos de registo de utilização, ou registar os quilómetros/horas de processos lançados. O condutor habitual do(s) veículo(s) tem acesso aos processos de registo de quilómetros lançados na zona Meus processos da homepage. A criação de processos para o registo dos quilómetros/horas só é possível para os veículos dos grupos gerais configurados na zona Grupos Gerais, que não sejam veículos com afetação Pool, e é feita utilizando o link   disponível na home-page. 

• O responsável também pode criar?, para que o responsável possa também criar processos de registo de utilização para os veículos dos grupos gerais configurados que não sejam de afetação Pool. A criação dos processos pelo responsável é feita pelo link   disponível na home-page.

Nota 2
O gestor de veículos pode criar registos de utilização para qualquer veículo/máquina.

Nota 3
O registo de utilização (em quilómetros ou horas) pelo responsável/condutor pode igualmente ser efetuado utilizando a app XRP.




Zona Importações de faturas
Aqui encontram-se disponíveis as configurações associadas aos registos de quilómetros por importação de ficheiros de faturação, tais como faturas de consumos de combustíveis importadas com os dados de registo de quilómetros do veículo. Estas configurações permitem definir limites máximos até aos quais os quilómetros indicados nas faturas são registados na aplicação, um procedimento que evita o registo de quilómetros mal indicados nos ficheiros de faturação. Os limites máximos podem ser definidos em valor numérico ou em percentagem, utilizando ou um ou ambos os campos de configuração abaixo:

• Número máximo de quilómetros para registo, onde se define o número máximo de quilómetros até ao qual se regista automaticamente os quilómetros na aplicação;
• Percentagem máxima de quilómetros para registo, onde se define a percentagem máxima de quilómetros até à qual se regista automaticamente os quilómetros na aplicação.

Nota 4
Caso não se pretenda efetuar o registo de quilómetros por importação de um ficheiro de faturação, deve indicar-se o valor 0 (zero) em ambos os campos de configuração.


Nas configurações de registo de quilómetros por importação de faturas, é ainda possível definir se se consideram ou não os grupos gerais dos veículos indicados na zona Grupos gerais do ecrã de configuração (conforme imagem acima), utilizando para tal o campo Ignorar grupos gerais no registo de quilómetros, onde, se a opção selecionada for "sim", se regista por importação de faturas os quilómetros indicados nas faturas para todos os veículos, desde que os quilómetros não ultrapassarem o limite máximo configurado (em valor numérico e/ou em percentagem), e, se a opção selecionada for "não", apenas se regista por importação de faturas os quilómetros indicados nas faturas dos veículos que pertencem aos grupos gerais configurados e que não ultrapassam o limite máximo configurado (em valor numérico e/ou em percentagem).



Zona Grupos Gerais
Esta zona serve para indicar os grupos gerais de veículos/máquinas para os quais as configurações apresentadas nas zonas Configurações e Importação de faturas são válidas. A adição ou remoção dos grupos gerais é feita utilizando-se os ícones e respetivamente.


Por fim, após realizar todas as configurações pretendidas, dever-se-á clicar no botão |Alterar|, disponível no rodapé do ecrã, para gravar as alterações efetuadas.


No manual indicado em Ficheiros associados tem toda a informação sobre os pedidos de registo de utilização.