Perfil e acesso
A funcionalidade de Arquivo da gestão de documentos do veículo encontra-se disponível aos utilizadores gestores de veículos com o perfil:
"Veíc. Produção + Pool + Equip. Produção - Gestão" e/ou "Veíc. VUP - Gestão".
O acesso à funcionalidade é feita pelo menu:  Gestão > Veículos > Pesquisar > Seleção do veículo > botão |Documentos|> Separador [Arquivo]. 


Upload
Para fazer o carregamento de um documento, na zona Novo Documento (ver Figura abaixo), deve:
1. Selecionar a Categoria e o Tipo de documento utilizando as droplists disponíveis para esses campos;
2. Utilizando o  botão de pesquisa, indicar o nome do ficheiro do documento que pretende carregar;
3. Pode introduzir infomação adicional no campo de texto Notas;
4. Pode introduzir informação sobre a localização do documento, preenchendo o campo Local de arquivo;
5. Caso o Tipo de documento esteja configurado (*) com aviso para fim da validade, fica disponível o campo Data Validade, onde pode inserir a data de validade do documento;
6. Caso o Tipo de documento esteja configurado (*) com possibilidade de envio de documento, fica disponível o campo Enviar ao responsável; 
7. Clicar no botão |Importar| para fazer o upload do documento na aplicação.

Após fazer a upload do documento, é criada a linha do documento na tabela de listagem dos documentos carregados.
(*) Para mais informações sobre as configurações dos Tipos de documentos, siga o link para o artigo em Ler também.

Edição de propriedades
Para alterar os dados dos campos introduzidos no carregamento, clique numa zona neutra da linha da listagem do documento. É-lhe dado acesso ao ecrã [Documento - Alterar] onde pode:
- alterar todos os dados inseridos aquando do carregamento; 
- cancelar o envio de avisos da aproximação do fim da data de validade, removendo a opção do campo "Enviar aviso";
- associar o mesmo documento a outros veículos, selecionando a(s) matrícula(s) na zona Associar Veículo. Além do documento carregado, todos os dados de carregamento ficam associadas aos veículos selecionados, sendo que só pode alterar esses dados no veículo onde é feita a associação.

Download
Os documentos ficam disponíveis para download para o gestor. O responsável do veículo pode fazer download dos documentos se a configuração do Tipo de documento "Responsável e condutor podem efetuar download" estiver ativa.
Para aceder ao documento carregado deve clicar no link com o nome do ficheiro.

Processo de protocolo para envio de documento
Na listagem dos documentos carregados, na coluna Enviado:
i) se foi feito o upload de um documento do Tipo que permite enviá-lo ao responsável por um processo de protocolo, mas se o envio não foi feito no carregamento do ficheiro, junto à linha do documento tem disponível o ícone que permite efetuar o envio posteriormente;
ii) se o carregamento do documento foi feito simultaneamente com envio para o responsável, na linha do documento fica indicado o número processo de protocolo associado ao envio;
iii) quando o responsável acusa a receção do documento em formato digital, e o processo de protocolo passa para o estado Fechado ou Extraviado, fica disponível o ícone para permitir um novo envio do documento digitalizado ao responsável. Se o documento for dado como extraviado por, por exemplo, não ter sido carregado o documento correto, o número do processo de protocolo fica sinalizado  a vermelho.

Gestão de documentos com validade
Para os Tipos de documentos configurados com aviso para o fim da validade, se no upload do documento (pelo separador [Arquivo]), é preenchido o dado do campo "Data Validade", essa data, na listagem dos documentos, pode apresentar três cores:
- preto, se não tiver sido atingido o fim da data de validade subtraído pelo número de dias de antecedência. O número de dias de antecedência é definido na configuração dos Tipos de documentos;
- laranja, se tiver atingido o fim da data de validade subtraído pelo número de dias de antecedência;
- vermelho, se tiver atingido ou ultrapassado o fim da data de validade.

Documentos arquivados
O gestor pode aceder aos documentos arquivados selecionando a checkbox "Incluir documentos arquivados", no separador [Arquivo] do ecrã da gestão documental do veículo.Os documentos ficam arquivados:
- quando ultrapassado o número de meses para ser arquivado, configurado para o Tipo de documento;
- quando ultrapassada a data de validade do documento.

Documentos obrigatórios
Configurar
Se for indicado, na configuração do Tipo de documento, que um dado documento deve ser criado aquando da criação de novos veículos, assim que um veículo é criado, esse documento fica de imediato indicado na listagem de documentos do separador [Arquivo], com a informação  .
Para carregar o documento basta clicar na linha do documento em falta, que dá acesso ao ecrã [Documento - Alterar], e fazer o upload do documento. Além do carregamento do documento podem ser inseridos outros dados do documento, tal como a data de validade se o Tipo de documento estiver configurado com "Aviso para fim da data de validade". A alteração de outros dados é em tudo igual ao apresentado no item "Edição".

E-mail - documento obrigatório em falta
Na configuração do tipo de documento, se for indicado para ser criado para novos veículos, é definido, no campo "Aviso para upload do documento (dias)", o número de dias (a contar da data de criação do documento do veículo) a partir do qual é enviado o aviso a informar da falta de documento do veículo, caso não tenha sido feito o carregamento do mesmo. O aviso consiste num e-mail enviado ao(s) gestor(es) do veículo de acordo com a afetação. Este aviso é reenviado, posteriormente, todas as segundas-feiras entre as 7h00 e as 7h30 até ser feito o upload do documento.

Ícone na ficha do veículo - Documentos obrigatórios em falta
Os veículos que possuem documentos "EM FALTA" são sinalizados pelo ícone , no ecrã da ficha de veículo. Ao passar com o rato por cima do ícone, é dada a informação "Documentos: Existem documentos em falta à espera de serem carregados".