Esse artigo apresenta a funcionalidade de Protocolo que permite ao gestor criar Processos de Envio de Documentos que servem para monitorizar e registar a receção de documentos entregues ao responsável do veículo , em particular os documentos necessário à sua circulação.

Índice
Configurações necessárias
Processos de Envio de Documentos
Criação e envio
Estados "Por enviar" para "Enviado" ou "Cancelado"
Envio e/ou Impressão das guias de acompanhamento de múltiplos Processos
Confirmação da receção/extravio
Estado "Enviado" para "Fechado" ou "Extraviado"
Estado "Extraviado" para "Fechado"

Configurações necessárias

Perfil
As configurações para a funcionalidade de Protocolo, encontram-se acessíveis aos utilizadores com o perfil "Frota-Configuração".


Configuração do Tipo de Documento
Na configuração dos Tipos de Documentos é necessário selecionado a opção "Envio de Documento" para que o Tipo de Documento fique acessível quando é criado um Processo de Protocolo de envio de documentos. Para mais informações sobre a configuração dos Tipos de Documentos, por favor, consulte o artigo Configurações Gerais para a Gestão de Documentos.


Configuração dos e-mails
Os e-mails associados a um Processo de Envio de Documentos são configurados pelo menu Configurações > Frota > Processos > Envio de documentos (ver Figura abaixo).
Essa configuração permite:
- optar por enviar um e-mail ao gestor quando o responsável do veículo indica no Processo que não recebeu o(s) documento(s) (documentos extraviados);
- optar por enviar um e-mail de reminder ao responsável do veículo se esse não tiver ainda dado seguimento ao Processo, definindo o número de dias para o envio desse e-mail a contra da data em que o Processo de Envio de Documentos foi submetido.

Protocolo: Processos de Envio de Documentos
A funcionalidade de Protocolo permite efetuar a monitorização e o registo da confirmação da receção de documentos enviados ao responsável do veículo. Os processos associados a esta funcionalidade designam-se por "Processos de Envio de Documentos".

No separador [Protocolo] do ecrã [Gestão de Documentos do Veículo matrícula], acedido pelo botão |Documentos| da ficha do veículo, encontra-se a listagem dos processos: 
- por enviar;
- enviados e à espera de confirmação; 
- fechados pelo responsável do veículo, se este indicar que todos os documentos associados ao processo foram recebidos;
- fechados pelo gestor do veículo se pelo menos um documento do processo foi indicado, pelo responsável do veículo, como extraviado.
 
 
Estados do Processo
Um Processo de Envio de Documentos apresenta diversos "estados" que identificam as etapas em que se encontra o envio do(s) documento(s) do veículo. 

Ao clicar no botão |Criar Proc Envio| tem acesso ao ecrã [Criar Processo Envio Documento] onde deve indicar os documentos que vão constar do Processo de envio, selecionando-os da listagem que se encontram na zona Documentos (ver Figura abaixo).

Nesse mesmo ecrã pode associar os documentos a outros veículos, selecionando as matrículas na zona Enviar para outros veículos.

Estados "Por enviar" para "Enviado" ou "Cancelado"
No estado "Por enviar" o gestor de veículos pode:
- Introduzir texto informação no campo "Comentário Gestor";
- Submeter o Processo ao responsável do veículo, clicando no botão |Enviar|. Ao clicar nesse botão o estado do processo passa para “Enviado” (ver Figura abaixo). Quando o processo passa para o estado "Enviado" é enviado um e-mail ao responsável do(s) veículo(s) para que esse dê seguimento ao processo;
- Escolher enviar o documento mais tarde através do botão |Enviar mais tarde|, mantendo o  estado do processo em “Por enviar”;
- Cancelar o processo através do botão |Cancelar|, alterando o seu estado para “Cancelado”.
- Consultar o histórico do processo através do botão |Logs|.

Um Processo de Envio de Documentos no estado "Enviado" pode ainda ser cancelado pelo gestor do veículo clicando no botão |Cancelar| (ver Figura abaixo). Assim, um Processo de Envio de Documentos no estado "Cancelado" corresponde a um processo que não chegou a ser confirmado pelo responsável do veículo.


Nota: O botão |Logs|, para a consulta do histórico das ações sobre o processo, só se encontra acessível ao gestor do veículo.

De sublinhar que os Processos de Envio de Documentos no estado "Cancelados" só são acedidos pela listagem dos processos:
- para o responsável do veículo, pelo menu: Meus > Veículos > Meus Processos > botão |Pesq. Processos| > Seleção de processos "Envio - Documentos"/Estado "Cancelado";
- para o gestor do veículo, pelo menu: Gestão > Veículos > Processos > Pesquisar > Seleção de processos "Envio - Documentos"/Estado "Cancelado".

Envio e/ou Impressão das guias de acompanhamento de múltiplos Processos
A passagem do estado "Por Enviar" para o estado "Enviado" pode ser feito para múltiplos veículos. Associados a essa passagem ficam disponíveis as guias de acompanhamento dos processos enviados.
Para aceder a essa funcionalidade deve:
1) Aceder ao menu Gestão > Veículos > Processos > Pesquisar;
2) Selecionar,para o campo Processos a opção "Envio - Documentos" e para o campo Estado a opção "Por Enviar";
3) Assinalar todos os processos que pretende enviar utilizando a checkbox que se encontra à esquerda de cada linha de processo;
4) Clicar no botão |Imprimir e Considerar Enviados|. Ao clicar tem acesso a uma janela através da qual pode imprimir todas as guias de acompanhamento. Simultaneamente, todos os Processos de Envio que selecionam passam para o estado "Enviado".

Estado "Enviado" para "Fechado" ou "Extraviado"
Apenas o responsável do veículo pode confirmar a receção ou extravio do(s) documento(s) acedendo ao Processo no estado "Enviado" (ver Figura abaixo). 
Assim, nesse estado o responsável do veículo pode:
- por linha de documento, confirmar a receção do mesmo, selecionando a opção "Sim" para o campo "Recebido";
- por linha de documento, indicar que o documento não foi recebido, selecionando a opção "Não" para o campo "Recebido";
- introduzir texto informação no campo "Comentário do Responsável".

Após indicar se todos os documentos do Processo foram ou não recebidos o responsável deve selecionar o botão |Fechar|.
Após selecionar esse botão o Processo pode passar para um dos seguintes estados:
- estado "Fechado" se for confirmado a receção de todos os documentos do processo de envio;
- estado "Extraviado" se pelo menos um documento foi indicado como não tendo sido recebido.

Quando passa para o estado Extraviado, o gestor de veículos recebe um e-mail com esta indicação, se na configuração dos e-mails dos processos de envio de documentos for indicado para enviar este e-mail.

Se no ecrã de configuração de e-mails, for indicado o envio de um e-mail de reminder, o responsável do veículo recebe o e-mail para reforçar a necessidade de dar seguimento ao processo.

Nota: Para mais informações sobre os e-mails gerados nos processos de envio de documentos, consultar o artigo correspondente indicado no final desta página.