Gestão Documental - configurações

Os documentos carregados na aplicação XRP |Frotas são classificados por "categoria" e, dentro da categoria, por "tipo". 

Este artigo explica como criar e configurar as categorias e os tipos de documentos.

Perfil e Acesso
As configurações das categorias e dos tipos de documentos encontram-se disponíveis aos utilizadores com o perfil Frota - Configuração.

O acesso a estas configurações é feito através dos seguintes menus:
- Configurações > Gerais > Documentos > Categorias, para configuração das categorias de documentos;
- Configurações > Gerais > Documentos > Tipos, para configuração dos tipos de documentos.

Categoria de documentos
As categorias servem para agrupar tipos de documentos. A configuração das categorias de documentos é feita no ecrã [Gestão de Categorias], acedido pelo menu Configurações > Gerais > Documentos > Categorias .

Para criar uma categoria, deve indicar a designação pretendida, preenchendo o campo Nome e, opcionalmente, também o campo Descrição. Por fim, basta clicar no botão |Criar|.

Uma categoria pode encontrar-se no estado "Activo" ou "Inactivo". Para ativar/desativar uma categoria clicar sobre o ícone que se encontra à direita da linha da categoria. Uma categoria inactiva não se encontra disponível para ser utilizada na aplicação, tal como os tipos de documentos associados a essa categoria.

 

Tipo de documentos
A configuração do tipo de documento é feita pelo ecrã [Tipos Documentos], acedido pelo menu Configurações > Gerais > Documentos > Tipos.
Este ecrã apresenta a lista dos tipos de documentos já criados e dá acesso ao botão |Criar Documentos| para criar novos tipos. 


Na criação de um tipo de documento deve indicar:

- o Nome e a Categoria ao qual pertence. Opcionalmente, pode ser preenchida uma Descrição;



- no campo Processo de protocolo disponível indicar se este tipo de documento fica disponível na funcionalidade de "Protocolo" da gestão documental dos veículos, selecionando a checkbox Envio de Documentos. Ao selecionar esta opção permite ainda que o gestor crie, ao fazer o upload do documento pelo separador Arquivo, um processo de protocolo de envio do documento com link para o responsável poder fazer o download do mesmo.

Os processos de protocolo de envio de documentos (em papel ou para fazer o download) ficam disponíveis para o responsável, tanto pela aplicação desktop, como pela app XRP.



- indicar se pretende criar o tipo de documento quando da criação de novos veículos. Ao selecionar a opção "Sim" para o campo Criar para novos veículos, fica disponível o campo Aviso para upload do documento (dias). Nesse campo deve indicar o intervalo em dias a partir do qual passa a ser enviado o aviso, a contar da data de criação do veículo. O aviso consiste num e-mail enviado a partir dessa data e, posteriormente, todas as sextas-feiras ao gestor do veículo de acordo com a afetação e/ou para o e-mail adicional;



- indicar se pretende associar ao tipo de documento o Aviso para o fim da validade, selecionando a opção "Sim" do campo Antecedência do aviso para o fim da validade (dias). Nesse campo deve indicar os dias antes do fim da validade para emitir o aviso. O aviso consiste num e-mail enviado na data definida, tendo em conta a data de validade e os dias de antecedência configurados, e, posteriormente, todas as sextas-feiras. Pode escolher o ou os destinatários dos avisos, que poderão ser: o responsável do veículo, ou do complemento (consoante o caso); o gestor do veículo/complemento; o condutor habitual e/ou o e-mail adicional;



- em Dado pessoal indicar se o tipo de documento tem dados pessoais. A opção "sim" permite identificar os documentos inseridos na aplicação que contêm dados pessoais, permitindo o cumprimento das normas do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD);



- o campo Responsável e condutor podem efetuar download permite configurar se o ficheiro carregado fica visível e disponível para download para o Responsável na aplicação desktop e para o Responsável e Condutor habitual do veículo pela app XRP;



- em Número de meses para ser arquivado é definido o período de tempo para que um documento importado na aplicação passe para arquivado com referência à data do upload. De referir que se um documento tiver data de validade, ele passa automaticamente para arquivado no dia a seguir a essa data. Os documentos arquivados podem ser acedidos pelos gestores, selecionando no ecrã dos documentos a checkbox "Incluir documentos arquivados", mas deixam de ficar disponíveis para o responsável.




Após o preenchimento de todos os campos de configuração, deve clicar no botão |Criar| para criar um novo tipo de documento.


Se o tipo de documento já estiver criado, deverá clicar no botão |Alterar| para alterar  a informação.

Configurar documentos por grupos de veículos/máquinas
Se a funcionalidade Criar para novos veículos estiver a Sim, para solicitar o carregamento do tipo de documento apenas para grupos específicos de novos veículos/máquinas, deve configurar quais os grupos gerais de veículos a que se aplica esta funcionalidade. Os grupos gerais são adicionados na zona Grupos Gerais clicando sobre o (+).

Se não for configurado nenhum grupo geral e se a configuração Criar para novos veículos estiver a Sim, o upload do documento é solicitado para todos os novos veículos/máquinas criados.


Se tiver grupos gerais configurados, ao clicar em |Atualizar veículos|, irá inserir, na gestão documental dos veículos destes grupos gerais, a informação "EM FALTA" para download deste tipo de documento. Para os veículos dos outros grupos gerais não configurados, esta indicação de documentos EM FALTA, se existente, é removida.