Seguros - Descrição
Ficha nº: 13096
Publicado por: Tiago Branco | Última revisão por: Célia Tavares
25/10/2017

As funcionalidades associadas à gestão dos seguros são executadas pelos utilizadores com o perfil "Seguros - Gestão", aqui designados por "gestores de seguros". 

As funcionalidades disponíveis para a gestão dos seguros são:
- definir os veículos para os quais é "exigido" seguro (1); 
- o envio de e-mail aos gestores de seguros para a criação do seguro, quando é criado um veículo que exige seguro;
- o envio de e-mail aos gestores de seguros para a anulação do seguro, quando um veículo é abatido;
- o envio de e-mail à corretora/seguradora para efetuar o seguro (2);
- a possibilidade de criar os seguros para todos os veículos de uma empresa de forma automática (2);
- o registo das atualizações em termos de capitais seguros e prémios a pagar;
- a gestão dos documentos associados aos seguros;
- ter alertas, sobre a forma de sinalética na ficha do veículo, quando o seguro está prestes a expirar ou que não está válido;
- a gestão dos documentos relacionados com os seguros;
- relatórios com informação dos seguros dos veículos e documentos associados.

(1) Os veículos para os quais é exigido o registo dos dados do seguro são os que pertencem aos Grupos gerais definidos nas configurações dos seguros. Para mais informações sobre as configurações, ler o artigo respetivo com link de acesso disponível na zona Ler também (no final do presente artigo).
(2) Funcionalidade disponível na criação da apólice. Para mais informações, consultar o artigo sobre as apólice com link de acesso disponível na zona Ler também.



Perfis e Acesso
A funcionalidade de criação e de gestão de seguros encontra-se acessível aos utilizadores com o perfil "Seguros - Gestão", designados no presente artigo por "gestor de seguros".
O menu de acesso à área de seguros num veículo é: Gestão > Veículos > Pesquisar > Seleção do veículo - botão |Seguros|.
A área dos seguros encontra-se igualmente acessível para consulta aos gestores de veículos com os perfis " Veíc. Produção + Pool + Equip. Produção - Gestão" ou " Veíc. VUP - Gestão", e aos responsáveis dos veículos com o perfil "Veículos + Equip. Produção - Responsável". Para os responsáveis dos veículos o menu de acesso à área dos seguros é Meus > Veículos > pesquisar > Seleção do veículo -botão |Seguros|.



Criar Seguro no veículo

A criação do seguro é feita pelo menu Gestão > Veículos > Pesquisar > Seleção do veículo - botão |Seguros|, que dá acesso ao ecrã [Seguros do veículo matrícula]. Nesse ecrã, onde são listados o(s) seguro(s) do veículo, utilize o botão |Criar seguro| para criar um novo seguro. Ao clicar nesse botão fica disponível o ecrã  [Seguro do veículo matrícula] onde deve preencher os campos com os dados do seguro  (ver Figura seguinte).

Os campos a preencher são:
Contrato: Para registar o número do contrato associado. Ao clicar nesse campo, ou no  ícone , ficam disponíveis os contratos do veículo devendo ser selecionado o contrato a que quer associar o seguro. Caso essa informação não se aplique, esse campo não é preenchido e fica com a informação " S/ Contrato" ao ser gravado.
Apólice: Caso a apólice do seguro do veículo já esteja configurada, essa pode ser inserida utilizando o ícone . Ao clicar nesse ícone fica disponível a tabela com todas as apólices configuradas para a empresa do veículo. Selecionando a apólice pretendida ficam de imediato preenchidos os campos Seguradora, Tomador, Empresa\Locadora\Responsável do veículo (consoante o tipo de Tomador), Data de Início, Data de vencimento e validade.

Seguradora
: Nesse campo ficam disponíveis as seguradoras (Fornecedores) que têm associados o serviço de "Seguro". Pode já estar pré-preenchido se escolheu uma apólice configurada.

Tomador: Nesse campo é definido o tipo de tomador que pode ser Locadora, Empresa ou Responsável Veículo. Pode já estar pré-preenchido se escolheu uma apólice configurada.

Locadora\Empresa\Responsável Veículo: Consoante o tipo de Tomador é indicado o nome do tomador. Se o tomador for uma Locadora, as Locadoras que ficam disponíveis para esse campo são as que estão configurados nos Fornecedores com o tipo "Locadora". Pode já estar pré-preenchido se escolheu uma apólice configurada. 

Data de Início: Data de início do seguro. Pode já estar pré-preenchido se escolheu uma apólice configurada.

Válido até: Data de validade do seguro. Essa data é preenchida automaticamente ao ser preenchido o campo "Data Fim" da zona Atualizações onde são indicados os dados do seguro ao longo das renovações. O preenchimento do campo "Válido até" é necessário para que o veículo possa ser sinalizado com seguro prestes a expirar ou seguro expirado. Pode já estar pré-preenchido se escolher uma apólice configurada.

Data de vencimento: Indicação do Dia/Mês em que o seguro vence e tem de ser renovado. Pode já estar pré-preenchido se escolheu uma apólice configurada.

Zona Coberturas
: Nessa zona deve ser escolhida a classe que possui os dados das coberturas para o seguro. As classes disponíveis para o campo Cobertura são as indicadas nas configurações dos seguros para as coberturas. Esta zona poderá já se encontrar preenchida caso a apólice selecionada já esteja configurada com esse dado.

Observações: Zona para introduzir informações complementares.

Após preencher os campos clicar em |Guardar| para que os dados do seguro fiquem guardados na aplicação. Ao clicar nesse botão ficam disponíveis dois novos botões |Pedir Seguro| e |Logs| (ver Figura seguinte). O botão dos Logs permite aceder aos dados - quando e quem - da criação do seguro.


Gestão Documental
Clicando no botão |Documentos|, no ecrã do seguro, fica acessível o ecrã para a gestão documental dos seguros. Por esse ecrã é possível fazer o upload de documentos associados ao seguro, nomeadamente, os documentos configurados como "Declaração de características", "Fatura proforma" e "Documento adicional". Para mais informações sobre a gestão de documentas associados aos seguros aceda à informação sobre as configurações dos seguros (link para o artigo disponível na zona Ler também).



Pedir Seguro à seguradora/corretora
Ao selecionar o botão |Pedir Seguro|, no ecrã do seguro, é enviado um e-mail à seguradora/corretora a pedir a criação do seguro. O e-mail enviado contem os dados para o pedido, nomeadamente, o número da apólice e o nome do tomador. Se tiver sido feito o upload dos documentos correspondentes aos configurados como "Declaração de características", "Fatura proforma" e "Documento adicional", estes documentos ficam anexados ao e-mail enviado à seguradora/corretora.

Ao ser enviado um primeiro pedido, o botão |Pedir Seguro| passa para a cor verde, indicativo que já foi enviado o pedido de seguro à seguradora. De sublinhar que o pedido só é enviado se a apólice estiver configurada para ser enviado o e-mail e se estiver indicado o e-mail do destinatário.


Seguro Em Vigor - Atualizações

Quando o seguro entra em vigor, deve ser alterado o estado do seguro de "Pedido" para o estado "Em Vigor" e, na zona Atualizações, deve adicionar uma linha, selecionando o ícone (+), e introduzir os dados do seguro em vigor, nomeadamente, o capital seguro e o prémio.

Se o campo da data de validade estiver preenchido (campo "Valido até"), quando faltam 30 dias para essa data a ficha do veículo fica sinalizada com essa indicação. Assim, no canto superior direito da ficha do veículo, é apresentado o ícone  e a informação (ao passar sobre o ícone) "O seguro expira em menos de 30 dias (data validade)". Na pesquisa avançada dos veículos, em Gestão > Veículos > Pesquisar, os veículos nessas condições ficam listados ao selecionar a opção "Seguro a expirar em 30 dias".

Ao ser atualizado\renovado o seguro, na zona Atualizações, deve ser adicionada uma nova linha, utilizando o ícone (+), para o registo dos dados atuais do capital seguro e do prémio.


Anular seguro
Caso o seguro seja anulado deve ser alterado, o estado "Em Vigor" para o estar "Anulado". Ao selecionar esse estado o campo "Data de anulação" é de preenchimento obrigatório.

Nota: Caso o seguro volte a entrar em vigor, o estado do seguro "Anulado" pode voltar a ser alterado para "Em vigor".

Seguro Expirado
Quando a data de validade do seguro em vigor é ultrapassado, o estado do seguro passa automaticamente do estado "Em vigor" para o estado "Expirado".
Quando o estado é "Expirado", e se o veículo pertencer a um grupo geral que nas configurações dos seguros exige criação de seguro, a ficha do veículo fica sinalizada com o ícone  e a informação (ao passar sobre o ícone) "Veículo sem seguro ou com seguro expirado".

De igual forma, na pesquisa avançada dos veículos, em Gestão > Veículos > Pesquisar, os veículos que não têm seguros em vigor ou cujo seguro se encontra expirado, ficam listados ao selecionar a opção "Sem seguro / Expirado".  De sublinhar que apenas são listados os veículos cujo grupo geral nas configurações dos seguros exige a criação de seguro.

No estado "Expirado", o registo do seguro pode ser alterado para o estado "Anulado", se o seguro for anulado, ou para o estado "Em vigor", se o seguro for renovado.
 Ler também:
 Seguros - Apólices
 Seguros - Configurações
 Seguros - E-mails
 Seguros - Perfis e Funcionalidades
 Seguros - Relatórios