Contratos - Funcionalidades e Gestão

A aplicação XRP |Gestão de Frota permite a gestão dos contratos que incidem sobre as viaturas, nomeadamente: Leasing, Aluguer de Longa Duração (ALD), Aluguer Operacional (renting) e de outros contratos para serviços específicos (ex: manutenção).

As funcionalidades associadas à gestão dos contratos são:
- registar os dados do(s) contrato(s) do veículo;
- disponibilizar o histórico de alterações/renegociações do contrato, através da gravação de versões;
- disponibilizar os documentos associados ao contrato;
- indicar a situação contratual dos veículos;
- lançar avisos quando o contrato se encontra próximo do seu termino;
- alertar e lançar avisos para desvios nos quilómetros percorridos face aos contratados;
- dispor de relatórios que permitem obter toda a informação dos contratos, bem como os impactos dos desvios de quilometragem;
- mostrar em dashboard informação sobre os contratos por tipologia e por fornecedores.


Glossário

Estado do contrato
- propriedade do contrato que indica se este se encontra ativo, resolvido, terminado ou anulado;
Estado resolvido - contrato extinto com todas as condições contratuais satisfeitas;
Estado terminado - contrata com data de fim atingida ou ultrapassada; 
Situação contratual - propriedade do veículo que define a sua situação na empresa, em particular, se é um veículo da empresa, ou se tem associado um contrato de leasing, de aluguer de longa duração ou de aluguer operacional. Esta propriedade é indicada na ficha do veículo, no campo "Situação Contratual".
Versão do contrato - gravação em histórico (log) das condições do contrato registadas na aplicação. 


CONFIGURAÇÕES NECESSÁRIAS

Para um correto funcionamento da funcionalidade  gestão de contrato, deve proceder a um conjunto de configurações.  Para mais informações sobre as configurações dos contratos, consultar o artigo Contratos - Configurações na zona Ler também.




CRIAÇÃO E GESTÃO DOS CONTRATOS

PERFIS E ACESSO
As funcionalidades de criação (registo) e de gestão dos contratos encontram-se acessíveis aos utilizadores com o seguinte perfil:

- "Contratos - Gestão", utilizadores designados nos artigos por "gestor de contratos";

- "Veíc. Produção + Pool + Equip. Produção - Gestão" e/ou "Veíc. VUP - Gestão" / "Veíc. VS - Gestão", utilizadores designados nos artigos por "gestor de veículos".

A criação e gestão do contrato é feita acedendo à ficha do veículo, pelo menu Gestão > Veículos > Pesquisar, depois da seleção do veículo, clique no Botão |Contratos|.

Os utilizadores que são responsáveis pelos veículos, (utilizadores com o perfil "Veículos + Equip. Produção - Responsável"), têm acesso aos contratos para consulta, acedendo à ficha do veículo pelo menu Meus > Veículos > Meus veículos, seleccionando o veículo seguidamente do Botão |Contratos|.


CRIAÇÃO DE CONTRATOS
O registo, ou alteração de dados do contrato, é feito através do botão |Contratos| no ecrã da ficha do veículo. A imagem 1 mostra um exemplo de uma ficha de veículo disponível aos utilizadores gestores de contratos.

A situação contratual do veículo é apresentada no ecrã da ficha do veículo, no campo "Situação Contratual". No caso da imagem 1 o dado deste campo é "S/ Contrato" indicando que o veículo não possui nenhum contrato ativo que define a sua situação contratual. Para poder ver os valores possíveis para este campo e obter mais informações sobre a sua gestão, consultar o artigo sobre a situação contratual dos veículos na zona Ler também.

Imagem 1
Ao clicar no botão |Contratos| tem acesso ao ecrã [Contratos do veículo matrícula] onde encontra a listagem de contratos que já foram criados para o veículo e ao botão |Criar contrato| para a criação de um novo contrato (imagem 2).
Imagem 2

Ao clicar no botão |Criar Contrato| tem acesso ao ecrã [Contrato do veículo matrícula] onde são apresentados os campos para registar os dados do contrato (imagem 3).

Na zona Informação do Contrato encontram-se disponíveis os seguintes campos:

Tipo: para a indicação do tipo de contrato: 
Leasing; 
ALD – Aluguer de Longa Duração;
AlugOper - Aluguer Operacional (renting);
Serviços – contratos de serviços específicos (Exemplo: manutenção).

- Número: indicação do número, ou uma referência interna, que identifica o contrato;

- Fornecedor: indicação do fornecedor do contrato, a partir da listagem dos fornecedores previamente configurados na aplicação;

- Contrato ERP: campo para indicar o número do contrato (para contratos registados na contabilização).  Para os contratos que se encontram ao abrigo da norma IFRS 16, permite disponibilizar a informação desse número nos ficheiros gerados para a contabilização. De sublinhar que o texto do label deste campo pode ser alterado na configuração dos contratos (*).

- Taxa de juro (%): para indicar o valor da taxa de Juro. Campo disponível apenas para os tipos de contratos indicados na configuração de contratos no campo "Preencher a taxa de juro para contratos do tipo" (*);

- Valida IFRS 16: campo disponível se na configuração dos contratos o campo "Permitir indicar num contrato se a esse contrato se aplicam as regras do IFRS 16" estiver a "Sim" (*);

- Empresa: campo não editável, automaticamente preenchido com o nome da empresa do veículo;

- Numero de rendas: indicação do número de rendas;

- Periodicidade: seleção da periodicidade de pagamento das rendas (mensal,  trimestral, semestral ou anula);

- Data de Início: data de início do contrato;

- Data de Fim: campo não editável, automaticamente preenchido tendo em conta a data de início, o número de rendas e a periodicidade;

- Modalidade de pagamento: podem ser escolhidas as opções "Transferência Bancária", "Cheque", "Débito em Conta" ou "Outra";

Data de Fim Efetiva: campo a preencher quando o contrato é resolvido (termina) ou é cancelado.

- Serviço / Valor (Mensal) / Observações: clicar no ícone para disponibilizar a linha com os campos onde deve indicar o serviço e o valor mensal associado, podendo ainda introduzir informação adicional no campo "Observações".
Consoante as configurações dos contratos (*), pode ainda ter disponível, na linha de cada serviço:
. os campos para indicar as datas de início e de fim do serviço;
. se o valor do serviço entra para o valor do imobilizado, selecionando a checkbox da coluna "Imobilizado".

Podem ser adicionados vários serviços clicando no ícone , ou eliminar serviços inseridos clicando no ícone .

Nota: Os serviços que podem ser selecionados são os previamente configurados na aplicação do tipo "Geral" e "Contrato".

- Valor Renda / Valor Total Rendas: campos automaticamente preenchidos ao inserir os dados do(s) serviço(s), sendo:
- o "Valor Renda" igual à soma dos valores mensais inseridos para cada serviço;
- o "Valor Total Rendas" igual ao "Valor Renda" a multiplicar pelo "Número de Rendas".

De sublinhar que, se nas linhas dos serviços estiverem os campos que indicam as datas de início e de fim de cada serviço, não são apresentados os campos Valor da Renda e Valor Total Rendas.

- Quilómetros Contratualizados Totais: para indicar os quilómetros totais contratualizados;

- Valor Km Adicional / Valor por Km não utilizado: para indicar os valores dos quilómetros ultrapassados ou não utilizados, nos contratos que possuem quilómetros contratualizados.

Na zona Mais Informações são indicados dados ligados à quilometragem do veículo, nomeadamente:

- Kms. Actuais: campo não evitável, preenchido, após criar o contrato, com o valor dos quilómetros indicados na ficha do veículo;

- Previsão kms fim contrato: campo não editável preenchido após a criação do contrato, onde é indicado a previsão dos quilómetros no fim do contrato. Esta previsão é calculada somando aos   quilómetros atuais o valor médio dos quilómetros diários multiplicado pelo número de dias que faltam para o termino do contrato. O valor médio de quilómetros diários é calculado considerando o valor mínimo e o valor máximo de quilómetros registados num intervalo inferior a 6 meses. Se não existirem registos de quilómetros que permitam calcular este dado, é dada a informação de "não definido (n/d)" para o campo "Previsão kms fim contrato".

- Registados início contrato: quilómetros registados no início do contrato;

- Registados fim contrato: campo a preencher no final do contrato com os quilómetros do veículo;

- Tolerância Kms previstos para lançar aviso de excesso de Kms: Atualmente os avisos por e-mail são enviados assim que o veículo ultrapassa os quilómetros contratualizados. Os e-mails são enviados à segunda feira para o gestor de veículos. 

(*) Para mais informações sobre a configuração de contratos consultar o artigo respetivo na zona Ler também.

Após preencher os dados do contrato, este fica criado após clicar no botão |Criar|.

Imagem 3
ALTERAR / EDITAR CONTRATOS
Após a criação do contrato ficam disponíveis no ecrã do contrato as seguintes funcionalidades (imagem 4):

- botão |Alterar|, alterar os dados do contrato. Esta funcionalidade não cria versões do contrato;
- botão |Gravar Versão| gravar uma versão do contrato, permitindo o registo para histórico dos dados do contrato para posterior consulta. Esta funcionalidade é útil nos contratos que sofrem renegociações;
- botão |Histórico|, o acesso às versões do contrato (imagem 5).
- botão |Documentos|, para associar e consultar os documentos (imagem 6).
- botão |Estatísticas|, para visualizar as estatísticas dos movimentos/despesas dos serviços indicados nos contratos.
Imagem 4
ESTADO DO CONTRATO
O estado de um contrato é indicado no campo "Estado" do ecrã do contrato criado, ecrã [Contrato do veículo matrícula] (imagem 4).

Um contrato pode apresentar quatro estados:

- Activo: indica que o contrato se encontra ativo. Quando um contrato é criado este fica de imediato no estado "Activo";

- Resolvido: se o contrato foi extinto com todas as condições do contrato satisfeitas. Ao passar do estado "Activo" para "Resolvido" é necessário:
. indicar a "Data de Fim Efetiva" do contrato;
. na ficha do veículo, indicar qual a nova situação contratual do veículo ou, no caso de devolução do veículo, alterar a sua afetação para "Abatido";

- Anulado: quando contrato tiver sido anulado. Ao passar do estado "Activo" para "Anulado" é necessário indicar a "Data de Fim Efetiva" do contrato.

- Terminado:
este estado é atribuído automaticamente pelo aplicação quando a data de fim do contrato foi atingida. O serviço que verifica a data de fim dos contratos corre de 30 em 30 minutos. 

Nos contratos com estado "Terminado", o gestor de contratos, ou o gestor do veículo, deve analisar o contrato e definir o estado do contrato para:
. "Resolvido", se o contrato foi extinto, indicando a "Data de Fim Efetiva". Na ficha do veículo deve ser indicado qual a nova situação contratual do veículo ou, no caso de devolução do veículo, o gestor do veículo deve alterar a afetação para "Abatido";
."Activo", se o contrato tiver sido renegociado, indicando quais as novas condição do contrato.



VERSÕES


Ao clicar no botão |Gravar versão| os dados do contrato são registados como versão. Esta funcionalidade é útil, por exemplo, nas situações em que o contrato é renegociado permitindo guardar os dados do contrato antes e após alterações ao contrato. 

As diferentes versões de um contrato são visualizadas no ecrã do histórico do contrato acedido pelo botão |Histórico| do ecrã do contrato (imagem 4).

Ao clicar neste botão, o ecrã [Histórico do contrato do veículo matrícula] (imagem 5) apresenta a listagem das diversas versões do contrato.

Cada linha de versão apresenta: 
- Data valor: data em que a versão do contrato foi gravada; 

- Por quem: utilizador que procedeu à gravação da versão;

- os principais dados do contrato no momento em que a versão foi gravada: FornecedorTipo ContratoNúmero, Data de Início, Data de Fim, Estado;

- os restantes dados do contrato que ficam visíveis ao expandir a linha da versão do contrato, clicando no ícone .

Imagem 5
GESTÃO DOCUMENTAL
Ao carregar no botão |Documentos|, presente no ecrã do contrato criado (imagem 4), tem acesso ao ecrã [Gestão de Documentos] (imagem 6).

Este ecrã permite fazer o upload, para a aplicação, dos documentos associados ao contrato, selecionando previamente a opção para o campo "Tipo Doucmento". As opções disponíveis são as pertencentes à categoria de documentos previamente definida na configuração dos contratos (*).

(*) Para mais informações sobre a configuração de contratos, consultar artigo respetivo na zona Ler também.
Imagem 6
 Ler também:
 Dashboard - Contratos
 Contratos - Atualizações por ficheiro
 Contratos - configurações
 Contratos - Relatórios