Ficha do veículo/equipamento

Após um veículo, ou equipamento (ou máquina), ser criado na aplicação, os dados inseridos ficam disponíveis na sua "Ficha do veículo/equipamento", onde esses dados podem ser completados, atualizados ou alterados.

A ficha do veículo/equipamento apresenta, no ecrã da página, os dados que caracterizam o veículo/equipamento, sendo outros dados e funcionalidades associadas ao veículo acedidos por botões, tais como, os botões |Contratos| e |Seguros| para os registos dos contratos e dos seguros do veículo.

O presente artigo descreve os dados disponíveis no ecrã da ficha do veículo/equipamento e a forma como estes podem ser geridos. 

Para obter mais informações sobre as funcionalidades acessíveis pelo botões, consultar os artigos associados cujos links de acesso se encontram no final desse artigo, na zona Ler também.

Perfil e Acesso
A gestão, atualização ou alteração dos dados do veículo/máquina encontra-se disponível aos utilizadores com um dos seguintes perfis:

- perfil supervisor da frota: Frota - Supervisão;

- perfil de gestão: Veíc. Produção + Pool + Equip. Produção - Gestão; Veíc. VUP (VS) - Gestão.

Os utilizadores responsáveis dos veículos, com o perfil Veículos + Equip. Produção - Responsável, têm acesso à ficha do veículo mas apenas podem alterar o dado do campo Condutor habitual.

O gestor/supervisor tem acesso à ficha do veículo pelo menu Gestão > Veículos > Pesquisar.

Este menu dá acesso ao ecrã [Veículos / Equipamentos - pesquisar] onde, selecionando o ícone  , são listados todos os veículos criados. Utilizando os filtros de pesquisa disponíveis, poderá pesquisar um veículo ou um conjunto específico de veículos. Pode introduzir o dado da matrícula com ou sem os hífens.

Dados na ficha do veículo
Ao selecionar um veículo na listagem de pesquisa, fica disponível o ecrã [Ficha do veículo / equipamento - gestor], ondes são apresentados os dados do veículo.

Nesse ecrã interessa destacar as seguintes zonas:

Zona de alertas - À direita do cabeçalho Dados do veículo poderá ter um conjunto de ícones de alertas sobre questões associados ao veículo que necessita de cuidar.
Por exemplo, na figura abaixo:
- o ícone indica que existe um pedido de registo de utilização (dos quilómetros ou horas) em curso;
- o ícone   que tem um processo de alerta de inspeção por fechar;
-  o ícone de alerta  que o veículo não tem contrato associado.  
Para mais informações sobre os ícones que pode encontrar na aplicação, consultar o artigo cujo link se encontra disponível na zona Ler também.


Zona dos botões -  Essa zona dá acesso a funcionalidades associadas ao veículo:
- |Histórico| para consultar a tabela com o histórico das alterações dos principais dados do veículo.
- |Observações| para inserir ou consultar informação introduzida pelo responsável do veículo ou pelo gestor.
- |Processos| para aceder a processos em curso ou fechados/cancelados, tais como, os pedidos de registo de utilização (kms/horas) e os alertas de IPO.
- |Contratos| para inserir os dados do(s) contrato(s) do veículo.
- |Seguros| para inserir os dados do(s) seguro(s) do veículo.
- |Complementos| onde estão indicados os complementos (cartão de combustível, identificadores Via vVrde) associados ao veículo.
- |Documentos| onde pode fazer o upload ou downlaod dos documentos do veículo.
- |Eventos| para consultar os acidentes registados na aplicação, e registar acidentes e multas.
- |Indisponibilidades| para consultar e criar indisponibilidades para o veículo.
- |Manutenções| para criar e consultar alertas de manutenção e  manutenções para o veículo.
- |Estatísticas| para aceder às estatísticas dos consumos associados ao veículo, tais como despesas de abastecimento, de portagens e de oficinas.
Na ficha do veículo, os campos para inserir os dados do veículo encontram-se separados em zonas\separadores, de acordo com a natureza dos dados (ver figura acima). Uma descrição desses campos é apresentada de seguida.


Dados do veículo
  • Referência: uma forma suplementar de identificar os veículos, utilizada em muitas organizações.

  • Afetação: determina o tipo de utilização que o veículo tem na organização, e que pode ser: Pool (viaturas partilhadas com a aplicação de car sharing XRP |Pool), Veíc. Produção (viaturas de serviço) ou VUP (ou VS) – Viatura de utilização pessoal. Permite ainda indicar se o veículo se encontra Para abate ou Abatido.

  • Empresa, Departamento, Centro de Custo, Responsável, Local/Parque: mudanças neste campo originam um registo na tabela do registo do histórico do veículo, disponível pelo botão |Histórico|. A aplicação não permite a mudança de empresa de um veículo enquanto existir um contrato ativo para essa empresa.

  • Condutor Habitual: para selecionar quem é o condutor habitual desta viatura. Caso a viatura tenha vários condutores, e se pretender ter um registo de quem conduziu o veículo, pode manter esse campo vazio e indicar os condutores utilizando a funcionalidade acedida pelo botão |Observações|.  Para mais informações seguir o link indicado na zona Ler também.

  • Situação contratual: este campo indica a situação contratual do veículo. Se o veículo tiver o contrato inseridos na ficha do veículo, (através botão |Contratos|), esse campo apresenta automaticamente a situação contratual do veículo. Para mais informações, seguir o link para o artigo em Ler também.

  • Grupo Geral / Grupo Empresa: uma forma adicional de classificar os veículos, por tipologia de veículo e, com base nessa tipologia, por empresa. Estes campos são configuráveis no menu Configuração>Frota>Veículos > Grupos Empresa (Grupos Gerais).

  • Local / Parque: Para indicar o local e o parque do veículo. A tabela das entradas e saídas do veículo em parque através do ícone .

  • Registo (kms/Data) ou Regsito (Horas /Data): indicação dos quilómetros/horas do veículo/máquina e respetiva data de leitura .

  • Data da matricula: para indicar a data da matricula. Esta informação é importante para determinar a data da próxima inspeção.

  • Marca / Modelo: para indicar a marca e o modelo do veículo. Esses campos são configuráveis no menu Configuração>Frota>Veículos>Marcas/Modelos.

 



Contabilidade
  • Ordem, Nº SAP e PEP: dados utilizados pelo ERP SAP. Esses campos só se encontram visíveis se forem selecionadas as respetivas opções na configuração da ficha do veículo.

  • Categoria, Tipo (livrete): para indicar a categoria e o tipo do veículo de acordo com o livrete. Esses dados são utilizados para as configurações de dedução do IVA e de códigos para sistemas de gestão financeira.

  • Grupo Fiscal: permite escolher o grupo fiscal associado ao veículo.

  • Data de criação: data em que o veículo/equipamento é criado na aplicação. O dado para esse campo é inserido quando da criação do veículo/equipamento na aplicação.
Configurações
  • Exige seguro: indica se o veículo/máquina exige seguro de acordo com as configurações dos seguros em Configurações > Frota > Seguros > Configuração.

  • Entradas e Saídas disponíveis: permite mostrar ou esconder o ícone de acesso às entradas e saídas do veículo em parque,  , disponível em frente ao campo Local\Parque na zona Dados do veículo.

  • Registo de utilização: para selecionar se a utilização do veículo é em quilómetros ou, no caso de máquinas, em horas.

  • Transportes públicos escolares: para indicar se o veículo se destina a transportes públicos escolares.

  • Veículo executivo: ao sinalizar o veículo como sendo executivo, pode definir regas destintas de gestão desses veículos na frota.
Técnicos
Nesta secção deve introduzir todos os dados do veículo como consta no seu livrete.

Seguem-se algumas notas sobre alguns dos campos dos dados técnicos do veículos:

  • Data limite inspeção: data determinada  a partir da data da matrícula e da tipologia de veículo.

  • Combustível: para este campo deve ser escolhida uma das opções disponíveis: Eletricidade; Eletricidade - Gasóleo; Eletricidade - Gasolina; Elétrico com plug-in - Gasolina; Elétrico com plug-in - Gasóleo; Gasóleo, Gasolina, GPL - Gasolina e GNC - Gasolina .

    • O dado combustível dos veículos pode ser utilizado como informação de gestão nos Dashboard da Frota. Por exemplo, disponibilizando o gráfico da distribuição do número de veículos por combustível.

    Opções/Acessório
    Esta zona serve para indicar outros acessórios/extras do veículo. Para adicionar as opções/acessórios, utilizar o ícone (+). 

    Nota: Dependendo da configuração da Ficha do veículo/equipamento, esta zona pode não estar visível.

     


    Peças e Serviços / Tarefas de manutenção
    Esta zona permitir gerir intervenções de manutenção a nível de serviços específicos de manutenção e de controlo de determinadas peça, fora da manutenção geral peródica do veículo/máquina.


    Nota: A configuração do cliente Tarefas de manutenção detalhada disponíveis deverá estar a Sim (Configurações>Clientes), para que esta zona esteja visível.

     Ler também:
     Contratos - funcionalidades e gestão
     Ficha do veículo - observações / associar condutores externos
     Seguros - funcionalidades disponíveis
     Veículo/Máquina - Ícones