Plafonds - criar

Ficha n.º 12648

Publicado por: Célia Tavares

25/10/2016

Saiba como definir plafonds e filtrar os movimentos que afetarão o saldo dos utilizadores associados.

Criar um plafond
Para criar um Plafond deve ter o perfil Plafonds-Gestão.

1) Aceda ao menu Gestão > Plafonds > Gestão e, se o plafond pretendido ainda não existir, clique no botão "Criar plafond";

2) Preencha os campos necessários:

• Nome: indique um nome que permita identificar o plafond facilmente na sua organização;
• Estado: mantenha o plafond no estado “criado” até verificar todos os dados. Mais tarde, coloque o plafond no estado “ativo”, pois só assim a conta-corrente do plafond será calculada;
• Funcionamento: num plafond em “valor”, o saldo funciona em euros; se o plafond for em "quantidade", o saldo poderá corresponder a litros de combustível ou a quilómetros, por exemplo;
• Duodécimos: selecione “não” se pretender que o plafond atribuído a um utilizador associado a meio do período do plafond corresponda, ainda assim, à totalidade do valor do plafond; selecione “sim” se desejar que apenas a parte proporcional ao período remanescente do plafond lhe seja atribuída;
• Plafond mensal: indique o plafond autorizado por mês. Este parâmetro será disponibilizado ao utilizador a título indicativo;
• Plafond período: indique o valor do plafond para o seu período de vigência;
• Data início e data fim: determinam o período de vigência do plafond. Este período permite calcular valores proporcionais e filtra as despesas por data de movimento (data do abastecimento de combustível por exemplo);
• Data limite faturas: juntamente com a data de início, filtra as faturas consideradas para o plafond. Por exemplo, num plafond anual, poderão ainda ser consideradas faturas até 30 de fevereiro do ano seguinte se indicar esta data como "data limite faturas";
• Permitir consulta aos utilizadores associados: mostra/esconde o ecrã de conta-corrente aos utilizadores do plafond;

3) Nas tabelas imediatamente abaixo:

• Adicione os serviços cujos movimentos serão considerados para o cálculo do saldo do plafond, clicando no botão "+" da tabela, indicando se pretende que os consumos desse serviço afetem o saldo de acordo com o valor faturado, o valor sem desconto (*) ou a quantidade.
  (*) Nota:  No caso de um plafond para serviço de combustível, a opção "valor sem desconto" permite imputar ao plafond do utilizador o valor do consumo sem o desconto de empresa (preço praticado ao público no posto de abastecimento), mesmo quando a empresa beneficia de um desconto e/ou rappel. Para tal, o serviço deve estar configurado em litros, sendo necessário também que a fatura contabilizada e o template de importação incluam a coluna do custo unitário (custo por litro).
• Configure os alertas e indique para quem são enviados. Pode definir alertas de consumo indevido para um determinado serviço, ou apenas quando esse consumo é efetuado a fins-de-semana e feriados. Pode também definir alertas de consumo excessivo face a uma dada percentagem do valor global do plafond (ou seja, o valor/quantidade totais do plafond) ou face ao valor proporcional relativamente ao período do plafond (por exemplo: um plafond de 1000 euros para um ano com alerta proporcional de 100% fará lançar avisos caso a meio do ano o consumo ultrapasse os 500 euros).

4) Clique no botão "Criar".

5) Para associar utilizadores ao plafond, altere o campo "Estado" de "Criado" para "Ativo", de forma a que fique disponível o botão |Utilizadores|. Ao clicar nesse botão tem acesso ao ecrã para associar/desassociar utilizadores ao plafond.

Alterar um plafond já existente

1) Aceda ao menu Gestão > Plafond > Gestão e pesquise o plafond desejado, tendo em atenção os diversos filtros disponíveis;

2) Clique na linha do plafond;

3) No ecrã do plafond, efetue as configurações necessárias, como indicado acima, em "criar plafond".

4) Clique no botão “Alterar”.

 

5) Para associar utilizadores ao plafond deve alterar o campo "Estado" de "Criado" para "Ativo" para que o botão |Utilizadores| fique acessível. Clicando nesse botão acede ao ecrã que permite associar/desassociar utilizadores ao plafond. Nesse ecrã, "Alterar Plafond Utilizadores", tem ainda acesso à funcionalidade que permite associar ou desassociar veículos ou complementos aos utilizadores do plafond, selecionando o botão |Associar Veíc./Comp.|.