A aplicação XRP |Rent-a-Car é um módulo das aplicações XRP |Frotas que permite gerir os pedidos de veículos em rent-a-car, desde a requisição até à devolução do veículo e respetiva faturação.

Permite a emissão direta dos pedidos diretos ao fornecedor e integra com o XRP |Pool, permitindo desencadear os pedidos de rent-a-car por falta de veículos numa pool. Dispõe também da possibilidade de configurar circuitos de autorização próprios, assim como assegura a gestão da faturação e a contabilização automática com integração no ERP.

Este artigo descreve o funcionamento da aplicação, fornecendo também informações sobre os processos criados a partir de processos pool.

ÍNDICE

• Criar um processo de rent-a-car
• Perfil
• Acesso
• Criar | Novo
• Autorização | Autorização grupo
• Rejeitado
• Aprovado
• Confirmação
• Circulação | Devolução
• Encerramento
• Logs
• Prolongamento
• Faturação
• Processo particular
• Processo criado por processo pool

CRIAR UM PROCESSO DE RENT-A-CAR

PERFIL
A criação de um processo de rent-a-car encontra-se acessível aos utilizadores com perfil Rent-a-car | Utilização ou Rent-a-car | Gestão.


ACESSO
O acesso ao ecrã de criação de um processo de rent-a-car pode ser feito:

• No caso do utilizador rent-a-car:
a) seguindo o menu Meus > Rent-a-car;
b) através do link de acesso rápido |Rent-a-car|, disponível na zona Links rápidos da homepage.

Nota A funcionalidade Links rápidos apenas estará disponível se, nas Configurações gerais dos processos de rent-a-car, a opção de visualização do link tiver sido selecionada.

• No caso do gestor rent-a-car, seguindo o menu Gestão > Rent-a-car.


CRIAR | NOVO
Seguindo aos menus acima indicados, e consoante tenha o perfil Rent-a-car | Utilização ou o perfil Rent-a-car | Gestão, acederá ao ecrã [Processos de rent-a-car], onde encontrará a listagem de pedidos de rent-a-car efetuados pelo(s) utilizador(es); nesse ecrã, ao clicar no botão |Criar|, poderá criar um novo processo.

Nota Através do link rápido que mencionámos acima, o utilizador de rent-a-car tem acesso imediato ao ecrã de criação de um novo processo de rent-a-car, devendo selecionar, nas opções disponíveis, o local onde pretende efetuar o levantamento do veículo.

Imagem 1

No ecrã de criação do processo de rent-a-car, deverá preencher todos os campos obrigatórios, nomeadamente, o local e a data/hora para o levantamento e a devolução do veículo, e o referir o motivo do pedido de rent-a-car.

Nesta etapa, poderá ou guardar o processo ou guardar e submetê-lo de imediato. Se optar por apenas guardar o processo, o mesmo permanecerá no estado Novo, podendo ainda ser cancelado pelo requisitante ou pelo gestor. Se optar por submeter o processo, este poderá ou passar para o estado Autorização ou passar diretamente para o estado Aprovado, dependendo se o requisitante necessita ou não de autorização hierárquica. É de sublinhar ainda que caso tenha selecionado o motivo que indica que o processo é particular, o mesmo passa de imediato ao estado Aprovado.

Imagem 2

AUTORIZAÇÃO | AUTORIZAÇÃO GRUPO
Caso não seja alterado o centro de custo do processo, o qual, por defeito, é o do requisitante, e se o requisitante necessitar de autorização hierárquica, o processo de rent-a-car terá de ser autorizado pelo responsável direto. Se o centro de custo do processo for alterado, o processo terá de ser autorizado pelo responsável do novo centro de custo. Em ambas as situações, o processo de rent-a-car passa para o estado Autorização.

No caso de, para além destas necessárias autorizações, o grupo do veículo requisitado corresponder a um grupo que, nas Configurações gerais, surja como um grupo que requer autorização especial, será necessário, após a autorização do responsável direto, que o processo seja igualmente aprovado pelo autorizador especial. Nessa situação, o processo passa do estado Autorização para o estado Autorização grupo.


Nota 1
Os grupos de veículos que necessitem de autorização especial ficam identificados, no ecrã do processo de rent-a-car criado, com o ícone junto ao campo Grupo (vide imagem 2 acima).

Nota 2
A autorização, ou rejeição, dos pedidos de rent-a-car, é feita pelos autorizadores (a saber, responsável direto, responsável do centro de custo ou autorizador especial) seguindo o menu Autorizações > Minhas. Os nomes dos autorizadores são indicados no processo ao passar com o rato sobre o ícone que surgirá em frente a Autorização ou Autorização grupo no campo Estado (vide imagem 3).

Imagem 3

REJEITADO
Se os autorizadores responsável direto ou responsável do centro de custo rejeitarem um processo em Autorização, esse processo passa do estado em Autorização para o estado Recusado:

Se o autorizador especial rejeitar o processo em autorização para o grupo do veículo pedido, o processo passa do estado Autorização grupo para o estado Recusado:

APROVADO
Se necessárias, ao serem aprovadas as autorizações, o processo rent-a-car passa para o estado Aprovado.

De sublinhar também, e como já referimos acima, a passagem do estado Novo para o estado Aprovado pode ser direta se o requisitante não necessitar de autorização hierárquica ou, ainda, se o motivo indicado para a requisição for o que indica que o o processo é particular.

CONFIRMAÇÃO
No estado Aprovado, o utilizador com o perfil Rent-a-car | Gestão deve aceder ao processo, utilizando o menu Gestão > Rent-a-car, e confirmar a disponibilidade de veículo, preenchendo os campos das zonas Seguro – coberturas incluídas e Fornecedor, devendo indicar o código de reserva.


Nota
A zona dos seguros e o nome do fornecedor podem já vir pré-preenchidos, de acordo com os dados inseridos nas Configurações gerais. Para mais informações sobre as configurações gerais, clique aqui.

Selecionando o botão |Enviar|| do campo E-mail de notificação, podem ser enviadas notificações por e-mail para o fornecedor com cópia para o gestor, ou unicamente para o gestor, para que este tenha acesso ao e-mail antes de o reencaminhar ao fornecedor.


Nota
O e-mail para o fornecedor pode ser enviado automaticamente na passagem ao estado Aprovado se for esta a opção escolhida nas configurações gerais dos processos de rent-a-car.

Ao selecionar o botão |Confirmar|, o gestor coloca o processo no estado Confirmado (vide imagem 4).

Imagem 4

CIRCULAÇÃO | DEVOLUÇÃO
Após ser confirmado, o requisitante ou o gestor deve registar na aplicação a data efetiva do levantamento e clicar no botão |Circulação|, colocando o processo no estado Circulação.

O processo no estado Aprovado ou Confirmado, passa automaticamente para o estado Crculação na data indicada para levantamento se, nas Configurações gerais do processo de rent-a-car, se tiver indicado que o processo não requer o preenchimento do código de fornecedor.

O processo, no estado Confirmado ou Circulação, passa ao estado Devolução automaticamente quando chega a data de devolução prevista.

De sublinhar que, nos estados Novo, Confirmado, Circulação e Devolução, o gestor de rent-a-car pode cancelar o processo, selecionando o botão |Cancelar| (só acessível para o gestor).

ENCERRAMENTO
A passagem para o estado Encerrado pode ser feita pelo requisitante ou pelo gestor de rent-a-car. Esse estado confirma a entrega do veículo, devendo ser preenchidos os campos local e data/hora de devolução efetiva (vide imagem 5 abaixo).

LOGS
O gestor de rent-a-car tem acesso aos logs do processo clicando no dado (link) do campo Estado. Os logs fornecem o histórico das alterações dos estados do processo, com o dados data (quando), utilizador (quem) e estado.

Imagem 5

PROLONGAMENTO
A criação de um novo processo de rent-a-car pode ser feito com indicação de que é um prolongamento de um processo anterior. Para tal, na criação do processo, junto ao campo prolongamento de (cf. imagem 6 abaixo), são indicados todos os processos que se encontram nos estados Confirmado, Circulação e Devolução, e com datas de devolução que distem da data atual num valor inferior ou igual a sete dias. Após a escolha do processo que pretende prolongar, e clicando nos botões |Guardar| ou |Guardar e submeter|, é criado um novo processo que segue as etapas dos restantes processos de rent-a-car.

Imagem 6

FATURAÇÃO
Nos estados Circulação, Devolução e Encerrado, fica disponível, para o gestor de rent-a-car, a zona Faturas, onde o gestor pode introduzir os dados da(s) fatura(s) referente(s) ao processo (ver imagem anterior).

Após introduzir a linha da fatura, fica disponível a funcionalidade do campo Documentos associados, onde pode ser feito o upload do documento digitalizado. O download do mesmo é feito selecionando o ícone , junto ao campo de pesquisa Browse.

O nome do ficheiro gerado para ERP, após o serviço correr, é indicado na coluna do campo Ficheiro ERP (ver imagem abaixo). Esse ficheiro encontra-se disponível através do menu Gestão > Contabilidade > Exportação > Fatura > Imp. p/ ficheiro.

No caso de, nas Configurações gerais, se ter indicado um veículo para o registo da faturação, as despesas de rent-a-car ficam associadas a esse veículo e podem ser consultadas selecionando o botão |Estatísticas| da ficha do veículo.


Nota
O veículo é criado na aplicação especificamente para esse efeito.

Imagem 7

PROCESSO PARTICULAR
Um processo particular é um processo de rent-a-car em que a requisição ao fornecedor vai com a indicação de que a responsabilidade do aluguer é do colaborador que requisita o veículo.

O colaborador, ao criar o processo, deverá selecionar o motivo de requisição que identifica o processo como particular. Esse motivo é definido nas Configurações gerais, na zona Motivo de requisição.

No e-mail enviado ao fornecedor para o pedido de requisição do veículo, é indicado que o processo é particular.

Um processo particular não necessita de autorizações, passando logo para o estado Aprovado.

PROCESSO CRIADO POR PROCESSO POOL
Os processos de rent-a-car podem ser criados a partir de um processo pool quando este se encontra no estado Atribuição. Para aceder a esta funcionalidade, o utilizador da aplicação deverá ter os perfis Rent-a-Car | Gestão e Pool | Gestão.

O processo pool, que passa para processo de rent-a-car, fica no estado (no processo pool) Cancelado com indicação do número do processo de rent-a-car.

O processo criado a partir do processo pool passa para o estado Aprovado, não necessitando de autorizações; se, na passagem para processo rent-a-car for selecionado um grupo de veículo que não necessita de autorização especial. Caso contrário, o processo passa para Autorização grupo, para ser autorizado (vide imagem seguinte).


Nota
O grupo de veículo que requer autorização especial é definido nas Configurações gerais, na zona Grupo de veículo.

Imagem 8

O processo de rent-a-car fica com a indicação do processo pool que lhe deu origem. No estado Aprovado, o gestor de rent-a-car deverá preencher os campos necessário para dar seguimento ao processo. Os passos seguintes são idênticos aos descritos nas secções acima.