Estados e Workflow

Publicado por: Célia Tavares

15/03/2018

No presente artigo são descritos os estados que definem as etapas de um processo de Rent-a-Car e os fluxogramas, representativos dos mesmos, disponíveis nos ecrãs dos processos. É ainda apresentado o workflow de processos aprovados. 

Estados
Os estados, que definem as diferentes etapas de um processo de Rent-a-Car, são apresentados, no ecrã dos processos, sobre a forma de um fluxograma. O estado em que o processo se encontra é sinalizado por um quadrado verde-claro. 

A descrição de cada um dos estados é apresentada na tabela seguinte.

Estados	Descrição
Novo	É iniciado um novo pedido de Rent-a-Car por um utilizador com perfil "Rent-a-Car-Utilização" ou "Rent-a-Car - Gestão".
Autorização	O pedido aguarda autorização do Responsável direto ou do Responsável do centro de custo se o centro de custo do processo é diferente do centro de custo do utilizador.
Autorização grupo	O pedido foi autorizado pelo Responsável direto, ou pelo Responsável do centro de custo, e aguarda autorização de um Autorizador especial por ter sido selecionado um grupo especial.
Recusado	O processo foi recusado pelo Responsável direto\Responsável do centro de custo, ou pelo Autorizador especial. Nota: Esse estado é indicado nos fluxogramas de processos recusados (ver Figuras abaixo).
Aprovado	O processo foi aprovado pelo Responsável direto\Responsável do centro de custo ou, se tiver sido pedido um grupo especial, pelo Autorizador especial.
Confirmado	O gestor de Rent-a-Car confirma a reserva com indicação do código de reserva.
Circulação	O veículo foi levantado pelo utilizador com indicação do local e da data efetiva do levantamento. Nota: A passagem para o estado Circulação pode ser automático se a data e hora indicada no processo para levantamento é atingida e se o preenchimento do código de reserva não é obrigatório.
Devolução	A passagem para este estado é automática quando é ultrapassado o dia e hora de devolução indicado no processo. Nota: No estado Confirmado o gestor, ou o utilizador de Rent-a-Car pode passar o processo diretamente para o estado Devolução.
Encerrado	O processo foi encerrado pelo utilizador ou pelo gestor de Rent-a-Car com indicação do local e da data efetiva da devolução.
Cancelado	O processo foi cancelado pelo utilizador ou pelo gestor de Rent-a-Car, sendo que: o utilizador só pode cancelar processos no estado "Novo"; o gestor pode cancelar processos nos estados "Novo", "Aprovado", "Confirmado", "Circulação" e "Devolução".

Fluxogramas e Workflow
A figura seguinte apresenta esquematicamente as etapas de um processo de Rent-a-Car com indicação do fluxograma e do workflow para a situação em que o pedido de Rent-a-Car é autorizado pelo Responsável direto e  pelo Autorizador especial (*). No esquema do workflow é também representada a situação em que um processo de Rent-a-Car é criado a partir de um processo Pool.

(*) As autorizações são necessárias se o requisitante necessitar de autorização hierárquica e o grupo de veículo pedido é um grupo especial. Se o responsável não necessitar de autorizações hierárquica o processo passa de imediato do estado "Novo" para "Aprovado". O processo passa também diretamente para "Aprovado" se o requisitante escolher como opção do Motivo a que define que o processo é particular.

Na situação em que o processo, no estado "Autorização", é rejeitado pelo Responsável direto, o processo passa para o estado "Recusado" e apresenta o seguinte fluxograma.

Se o processo é aprovado pelo Responsável direto, ou pelo Responsável do centro de custo (na situação em que o centro de custo do processo é diferente do centro de custo do responsável), mas o grupo selecionado para o pedido necessitar de autorização especial,  após o estado "Autorização" o processo passa para "Autorização especial". Se o Autorizador especial rejeitar o processo, o processo passa para o estado "Recusado" e o fluxograma apresentado no ecrã do processo é o seguinte.