Faturas por Ecrã - Nos veículos

Ficha nº: 16534

Publicado \ Atualizado por: Célia Tavares

26/11/2018

A aplicação permite que sejam inseridos os dados de faturas, ou de notas de crédito, associadas a despesas com veículos da frota.

A associação destes dados pode ser feita:

- por importação de ficheiros de faturação;

- ao abrigo de um processo de manutenção criado na aplicação;

- por ecrã, pela ficha do veículo.

Este artigo descreve como é feita a associação dos dados de faturas\notas de crédito por ecrã, pela ficha do veículo.

Perfil e acesso
Por vezes é útil associar faturas (ou notas de crédito) avulsas a um veículo, diretamente por ecrã, sem recorrer a processos de manutenção nem à importação de ficheiros de faturação eletrónica.

Para associar faturas\notas de crédito por ecrã a um veículo, o utilizador deve ter o perfil "Contabilidade".
Se na configuração da Ficha do Veículo, a opção "Responsável pode registar faturas manuais" está a "Sim", os responsáveis dos veículos, com o perfil "Veículos + Equip. Produção - Responsável", têm também acesso a esta funcionalidade.


Como associar
Para associar a fatura por ecrã ao veículo:
1) Pesquise o veículo em causa no menu Gestão>Veículos>Pesquisar e clique na respetiva linha.
2) No ecrã dos dados do veículo, clique no botão |Estatísticas|.
3) No ecrã [Estatísticas do veículo "matrícula"], clique no botão |Adicionar facturas|.
4) Está agora num ecrã que lista todas as faturas/notas de crédito associadas diretamente por ecrã ao veículo. Para adicionar mais documentos, clique no ícone "+", localizado sobre a linha azul, no canto superior direito.

5) Ao clicar neste ícone cria uma nova linha onde deve preencher os campos com os dados da fatura, podendo também inserir um documento, nomeadamente, o da fatura.
Para o campo "Tipo Doc." deverá indicar se o movimento que está a registar é uma fatura (movimento de débito, ou seja uma despesa) ou uma nota de crédito (movimento de crédito, ou seja uma devolução de valor). Para o campo "Valor", deverá indicar sempre um valor positivo.
Para preencher aos dados, que se encontram na segunda linha, Datas, Kms e Observações, clique no ícone ▼ para expandir a linha debaixo. O ícone ▲ esconde esta linha.
6) Após preencher os dados necessário clique no botão |Adicionar|.

Após inserir os dados da fatura/nota de crédito, o movimento é processado para integração para ERP. Quando o processamento fica concluído é apresentado o nome do ficheiro ERP na respetiva coluna. Este ficheiro fica disponível para os utilizadores com o perfil Contabilidade, pelo menu: Gestão > Contabilidade > Exportações > Faturas - Imp. p/ficheiro.

Se surgir a mensagem "Não existem configurações de dedução de IVA para o serviço (...)"
Tal deve-se ao serviço dessa linha não ter as configurações de deduções de IVA e códigos para o ERP configuradas. Se possível, serão utilizadas contas gerais ("default"). Caso não seja possível, escolha outro serviço ou, em alternativa, configure o serviço em causa no menu Configuração > Base de Dados > Serviços > Criar/Editar.


Para remover uma fatura/nota de crédito ou estornar um movimento
Caso os dados do documento inseridos ainda não tenham sido processados para integração no ERP, as linhas com os dados podem ser apagadas clicando na cruz vermelha  disponível à direita de cada linha. 

Se os dados já foram processado para integração no ERP, (nesse caso, a coluna "Ficheiro ERP" está preenchida), a linha já não pode ser simplesmente apagada, devendo-se efetuar o estorno do movimento. 
Se o tipo de documento for uma fatura, ao clicar no ícone  será originado um novo movimento do tipo "Estornos" que anulará os dados do documento da fatura.
Caso o movimento que se pretende estornar seja do tipo nota de crédito, deverá inserir por ecrã uma nova linha do tipo fatura com valor igual aos dados da nota de crédito a estornar.


Movimentos nas estatísticas
Sempre que é inserida por ecrã uma fatura\nota de crédito, os dados passam a estar imediatamente disponíveis nas estatísticas dos veículos, acedido pelo botão |Estatísticas|. 


Movimentos nos relatórios
Os movimentos das faturas\notas de crédito inseridos por ecrã ficam disponíveis nos relatórios dos custos dos veículos. 


Afetação dos plafonds
Se os serviços das faturas\notas de crédito inseridas por ecrã estiverem afetos a plafonds, os plafonds dos responsáveis dos veículos são atualizados na final do dia de acordo com os dados dos movimentos inseridos.