Importação de faturação
O presente artigo apresenta os procedimentos a seguir para a importação dos ficheiros de faturação de fornecedores para a aplicação XRP |Gestão de frota e gerado o procedimento de contabilização automática.

Para importar faturação de fornecedores, em diversos formatos, a aplicação utiliza a funcionalidade de Templates para importação de ficheiros. Diversos templates vêm já pré-configurados com a aplicação, permitindo-lhe começar imediatamente a carregar faturas no sistema.
Glossário
Template - funcionalidade que permite fazer a importação dos dados dos ficheiros de faturação para a aplicação;
Ficheiro de logs - Ficheiro que fica disponível após o serviço de importação correr, e que fornece informações sobre a importação, nomeadamente, avisos, e erros; 
Aviso (no ficheiro de logs) - questões relacionadas com os dados importados mas que não impedem a importação e o processamento dos dados do ficheiro de faturação;
Erro (no ficheiro de logs) - questões relacionadas com os dados importados que impedem a importação e o processamento dos dados do ficheiro de faturação;
Validação de faturas - procedimentos que permite que antes da contabilização da fatura exista um procedimento de verificação dos movimentos das faturas.



Importar faturas
Para a importação dos ficheiros de faturação siga os seguintes passos:

1) Se necessário, ajustar o ficheiro de faturação de forma a que tenha todos os campos necessários para a importação e, respetivos dados, no formato adequado. Guarde o ficheiro em formato Excel 2003 (.xls). Dependendo da instalação da sua aplicação, poderá ser possível também salvar no formato Excel 2007 (.xlsx). A aplicação também permite a importação de ficheiros no formato .xml.

2) Aceda ao ecrã de importação [Importações de Ficheiros Despesas/Facturas] através do menu:  Gestão > Contabilidade > Faturas - Importações >Seleção do fornecedor ou Por Template. (Ver figura)
Nota: se selecionar "Por template" terá acesso a todos os templates disponíveis.

3) Na zona Novo ficheiro para importação, devem ser selecionados/preenchidos os campos necessários:
Template - em função das faturas a importar deve ser escolhido o template adequado. O ícone   dá-lhe acesso aos templates configurados para o fornecedor selecionado;
Validar Faturas - Deve ser escolhido se se pretende validar as faturas escolhendo a opção “Sim” ou ”Não”;
Ficheiro - Utilize o botão |Browse. ..| para selecionado o ficheiro a importar;  
Gerar ficheiro para ERP – Deve ser escolhido se, ao importar o ficheiro de faturação, se pretende gerar o ficheiro para ERP escolhendo a opção “Sim” ou “Não”;
Nome Sheet – se o ficheiro a importar (xls) tiver várias folhas, deve indicar o nome da folha que contém os dados a importar. Caso o ficheiro só tenha uma folha, esse campo não necessita de ser preenchido;
Linha de início de leitura - Na importação deve ser indicado o número da “Linha de início de leitura” dos dados da fatura de forma a excluir, na importação, os dados do cabeçalho. O número da primeira linha a considerar é o número da linha que contém os nomes das colunas dos dados a importar. Caso essa linha corresponda à linha número 1 este campo não necessita de ser preenchido;   
    
Nota: Caso o template escolhido para a importação tenha sido configurado com campos por Valores Default, ficará disponível nessa zona os campos a preencher para a importação do ficheiro. Para mais informações sobre os campos por Valor Default clique Aqui.

4) Por fim, clique em |Importar|


O ficheiro apenas é importado a certas horas, são elas: 2:00;10:00;13:00;15:00;18:00h.


Se o template necessário não consta nos menus
Aceda ao menu Gestão > Contabilidade > Faturas - Importações > Por Template e pesquise todos os templates disponíveis, clicando no campo "template" que surge no ecrã. Se o template necessário não constar, poderá configurar um novo no menu Configurações > Gerais > Importações > Templates.

Se o fornecedor alterar o ficheiro de faturação
Se os cabeçalhos que são utilizados na aplicação deixarem de coincidir com os cabeçalhos configurados no template configurado, surgirá a mensagem de erro "o ficheiro não está de acordo com as regras do template". No entanto, mudanças de ordem das colunas não afetam o sucesso do processamento. Se for necessário criar um novo template, poderá fazê-lo através do menu Configuração > Gerais > Importações > Templates.
Estados da importação
O ficheiro de faturação importado pode apresentar os seguintes Estados:
Novo - indica que o ficheiro de faturação vai ser processado quando o serviço de importação correr;
Em processamento - indicação que a importação se encontra em curso pelo serviço de importação;
Processado - a importação foi efetuado com sucesso e o ficheiro de faturação foi processado sem validação de faturas. As estatísticas e os relatórios já refletirão os movimentos carregados. As faturas passam para contabilização e os plafonds afetados são atualizados na madrugada seguinte;
Em validação - a importação foi efetuado com sucesso e o ficheiro de faturação encontra-se em validação. As tabelas dos consumos são de imediato atualizados, mas as faturas só passam para contabilização, e os plafonds só ficam atualizados, após validação do ficheiro de faturação e encerramento do processo de validação da fatura.
Canc. (erros) - a importação foi cancelada devido a erros na importação do ficheiro de faturação. De sublinhar que nenhuma das linhas do ficheiro de faturação é importado/processada se o processo de importação for cancelado.

O ícone  da linha de importação corresponde ao ficheiro dos logs, que fornece dados sobre a importação e em particular os avisos ou erros, caso a importação tenha sido cancelada.


Procedimentos a seguir no estado "Canc. (erros)"
Quando uma importação fica no estado Canc. (erros) é necessário corrigir os erros e proceder de novo à importação do ficheiro. 

Caso seja possível corrigir os erros indicados sem que haja necessidade de importar de novo o ficheiro, pode ser utilizada a funcionalidade de reprocessamento clicando no ícone . Para eliminar uma linha de importação no estado “Canc. (erros)” deve utilizar o ícone  (ver figura).


Para corrigir os erros:
1) Clique no ícone na linha do ficheiro, para ter acesso ao ficheiro dos logs;
2) Verifique todos os erros assinalados  e, se necessário, importe novamente o ficheiro, ou faça o reprocessamento do ficheiro.
3) Se todos os erros forem corrigidos a linha de importação passa para o estado "Processado" ou "Em validação". Se ainda existirem erros esses devem ser corrigidos até que a importação seja feita com sucesso.