Pedido de manutenção - colocar a fatura

A aplicação permite que sejam inseridos os dados de faturas, ou de notas de crédito, associadas a despesas com veículos da frota.

A associação destes dados pode ser feita:
- por importação de ficheiros de faturação;
- ao abrigo de um processo de manutenção, ou de despesa, criado na aplicação;
- por ecrã, pela ficha do veículo.

Este artigo descreve como são colocados os dados de faturas\notas de crédito nos processos de manutenção ou de despesas.

Perfil e acesso
Para associar faturas\notas de crédito a processos de manutenção o utilizador deve ter o perfil de "Contabilidade".
A associação pode ser feita:

- pela pesquisa dos processos, menu: Gestão > Veículos > Processos > Pesquisar (ou Ativos) - Processos: "Manutenções - Veículos".

- pela ficha do veículo, menu: Gestão>Veículos>Pesquisar > seleção do veículo > botão |Manutenções| > seleção do processo.

Como associar faturas a processos de manutenção
1) No menu gestão>veículos>processos, pesquise o processo de manutenção em que pretende carregar o documento e clique na respectiva linha. O processo deverá estar no estado "fechado" ou "fechado com factura".

2) Percorra o ecrã do processo até encontrar a zona "Informação da(s) Factura(s)". Clique no ícone "+" à direita para criar uma linha onde poderá guardar a informação do documento (imagem abaixo).

3) Preencha ou verifique os campos "Tipo Doc", "Nº Doc", "Data Doc", "Zona Serviço(s)", "Quant.", "Valor (c/IVA)" e, se necessário, o campo "Cód.IVA / Conta". Poderá ainda associar um documento digital correspondente à factura ou à nota de crédito (até 2048 KB) através do botão "Browse".

4) Clique no botão "Actualizar". Os dados que preencheu passam a constar na zona "Informação das facturas", uma pouco mais acima no ecrã.

Poderá associar ou alterar o documento digital depois da fatura já estar carregada, no botão "browse" da respectiva linha.


Se surgir a mensagem "não existem configurações de dedução de IVA para o serviço (...)"
Tal deve-se ao serviço dessa linha não ter as configurações de deduções de IVA e códigos para o ERP configuradas. Se possível, serão utilizadas contas gerais ("default"). Caso não seja possível, escolha outro serviço ou, em alternativa, configure o serviço em causa no menu Configuração > Frota > Serviços.


Para remover uma fatura/nota de crédito ou estornar um movimento
Clique na cruz vermelha à direita na linha correspondente ao movimento/documento que pretende estornar.

Caso o documento ainda não tenha sido processado para integração no ERP, as linhas do documento serão, simplesmente, apagadas.

Caso o documento já tenha sido processado para integração no ERP (nesse caso, a coluna "Ficheiro ERP" está preenchida), o estorno do documento originará um novo movimento que anulará o documento estornado.


Verificar o resultado nas estatísticas e relatórios
Sempre que é carregada faturação, os dados passarão a estar imediatamente disponíveis nas estatísticas dos veículos. Os plafonds dos utilizadores afectados serão actualizados na madrugada seguinte.
 Ler também:
 Importação de faturação
 Como gerar relatórios?
 Plafonds - sobre datas
 Serviço