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Configurações - Pool - para Recursos
Ficha n.º 14.479
Publicado por: Carolina Esteves Almeida | Revisto por:Tiago Sanches
18/08/2017

Este artigo tem informação de como utilizar uma pool para gerir um recurso.

Configuração na Pool

As configurações de uma pool normal diferem daquelas de uma pool de recurso, na medida em que, nesta última, o critério do "nº máximo de dias de requisição" não tem aplicação. Este critério é definido numa zona específica da configuração do horário de requisição.

Caso estejam a imputar-se custos de utilização do recurso, a funcionalidade "utilizador poder alterar o centro de custo" permite imputar esses custos a um centro de custo diferente.

Na opção "pedidos múltiplos diários", o utilizador pode, ainda, requerer o recurso mais do que uma vez por cada dia, se assim foi selecionado.

Na listagem de opções inerentes à configuração da pool, em Configurações > Pools > Pool, o utilizador deve inibir a escolha da área geográfica, a inclusão de motorista, as ajudas de custo, a inclusão de outros utilizadores e a requisição fora do horário normal, pois apenas fazem sentido para pools de partilha de recursos.
Após o preenchimento dos restantes campos, o utilizador deve clicar no botão |Alterar|. Esta ação desbloqueará o botão |Configurar recurso|, no qual se deverá, clicar num momento mais à frente no processo. Onde irá aparecer o seguinte ecrã.

Tempo máximo de Requisição
O utilizador deve especificar o tempo afeto a cada utilização do recurso. Na pool de recurso, o utilizador apenas especifíca quando quer dispor do recurso, sendo o tempo de utilização fixo neste campo.

Motivo de Requisição

O utilizador deverá assinalar o motivo de requisição a ser utilizado nesta pool. Numa pool de recurso, é o motivo aqui assinalado que irá definir o circuito de autorizações e as necessidades de informação adicional.

Plafond mensal da utilização do recurso 
É possível configurar o plafond em número de utilizações por veículo, quando a utilização do recurso é para veículos da frota. Pode especificar um valor máximo mensal de acordo com a afetação do veículo (VUP, VOP e POOL) e pode colocar um valor específico para cada veículo, o qual prevalece sobre o valor fixado na afetação.

Mapa de Horário de Requisição

Aqui, o utilizador fixa o horário de funcionamento do recurso. Uma vez concluído o preenchimento, clique em |Guardar|, para guardar a pool criada com o recurso configurado e o motivo atribuído.


Motivo de Requisição

Após criar a pool, o utilizador deve atribuir-lhe um motivo de requisição. Numa pool que se destine a gerir recursos, apenas é possível ter um único motivo.

A configuração dos motivos poderá ser feita seguindo o menu Configurações > Pool > Motivos requisição e, no ecrã "Gestão de motivos", clicando no botão |Criar motivo|.

No ecrã "Criar motivo", o utilizador deverá, então, dar um nome ao motivo criado e deverá ainda:
  1. especificar o número máximo de dias que o recurso poderá estar atribuído a um requerente;
  2. especificar se é possível, num único processo, requisitar o serviço para vários dias;
  3. configurar se o utilizador pode alterar o centro de custo;
  4. configurar se o utilizador pode indicar a unidade de arranque, ou seja, a unidade onde se inicia o processo;
  5. configurar se o utilizador é ou não obrigado a indicar o veículo. É necessário ter sempre em mente que é necessário configurar-se sim se se tratar de uma pool de recursos.
Grupo Pool
Se apenas existe um único recurso (por exemplo, uma máquina de lavagens), sugerimos que coloque o grupo em atribuição automática, o que dispensa o trabalho do gestor de pool e, realmente existindo um único recurso, não há opções na atribuição.

Criação do Recurso

Na atual versão da aplicação, qualquer recurso, seja viatura, seja máquina, tem de fazer parte da base de dados. Na situação em que o recurso, máquina ou veículo, não deva ser utilizado para quaisquer funcionalidades, nem contar para estatísticas, dever-se-á, no campo "Situação contratual", selecionar a opção "Empréstimo".

A uma pool são associados recursos. Assim, caso ocorra a necessidade de se criar um recurso, o utilizador deve aceder ao menu Gestão > Veículos > Pesquisar e, no ecrã "Gestão de veículos", clicar sobre o botão |Criar veículo|, disponível em rodapé.

Uma vez no ecrã "Criar veículo", no campo "Afetação", o utilizador deverá escolher a opção "pool", surgindo-lhe, então, um campo "Pool", na linha imediatamente abaixo, o qual deverá ser preenchido com o nome da pool de recursos de lavagens pretendida, sendo, então, o campo "Grupo pool", a seguir, automaticamente preenchido. No campo "Responsável", dever-se-á fornecer o nome do utilizador ao qual se quer atribuir a gestão do recurso. Para atribuir um veículo pool já criado à pool pretendida, deve aceder-se ao menu Gestão > Veículos > Pesquisar, pesquisar e selecionar o veículo pool pretendido e alterar o campo "Pool".

 Ler também:
 Pool para gerir recursos
 Pool para Recursos - Manual