Na configuração das pools existem dois tipos de configurações: as configurações gerais, transversais a todas as pools, e as configurações por pool, específicas à pool.

O presente artigo descreve as configurações por pool, no que diz respeito:
- ao workflow de autorizações dos processos;
- aos grupos de veículos da pool;
- aos grupos empresa da pool.

WORKFLOW DE AUTORIZAÇÕES
Na zona Workflow de autorizações, são configuradas as regras para o circuito de autorizações da pool (*).

Aprovação do responsável directo
Determina se um processo de um utilizador vai a autorizar ao seu responsável directo, se este estiver nos dados desse utilizador. Se o responsável direto tiver hierarquia com nível de autorização suficiente, o processo fica automaticamente aprovado pela hierarquia, caso contrário vai a aprovação hierárquica.

Aprovação hierárquica
Determina se o processo depende de autorizações hierárquicas. Os autorizadores que podem aprovar são os que te têm “nível de autorização” suficiente para aprovar o processo de acordo com as condições de autorização configuradas no Motivo de requisição da viatura.

Utilizador pode indicar unidade de arranque
Em geral, a aplicação começa por pesquisar autorizadores hierárquicos no departamento do utilizador que faz o pedido. Assinale "sim" para permitir ao utilizador que cria o processo indicar outro departamento como ponto de partida do circuito de autorizações. Ex: quando os custos devem ser imputados a um outro departamento diferente do do utilizador que faz o pedido. De sublinhar que a configuração do Motivo de requisição pode anular a configuração da pool. 

Aprovação de autorizadores especiais
Determina se os processos da pool vão a autorizar aos “autorizadores especiais” configurados na aplicação.

Aprovação de super autorizador(es)
Determina se os processos da pool vão a autorizar aos “super-autorizadores” configurados na aplicação.

Autorizadores auto-autorizam-se
Determina se os processos da pool podem ser autorizados pelo próprio utilizador.

(*) De sublinhar, que as configurações dos dados do utilizador podem revogar essas regras, em particular, o utilizador pode dispensar autorização do responsável direto, do autorizador especial e/ou do super-autorizador, podendo também  ter nível de autorização suficiente para não necessitar de autorização hierárquica.

GRUPOS POOL
A configuração dos grupos de uma pool define quais os grupos de veículos que os utilizadores da pool e os gestores da pool podem indicar nos processos de requisição.

A adição de um grupo à pool é feita através do ícone (+). Um grupo adicionado pode ser removido utilizando o ícone .

O ícone excel, disponibiliza um ficheiro em csv com a listagem de todos os utilizadores com o perfil Pool - utilização, os grupos configurados para a pool, e uma identificação dos utilizadores que têm os grupos configurados, como grupo de recurso ou grupo de requisição.
 

Para cada grupo associado à pool, existe um conjunto de opções que podem ser definidas:
Número Máximos Processos: Número máximo de processos ativos que um utilizador pode ter em simultâneo. A contagem inclui os processos em autorização.

Requisição antecedência: Número de dias de antecedência, face à data de início do processo, para um utilizador poder criar um pedido.

Requisição período: Número de dias máximos que podem ser requisitados por processo.

Requisição ordem: Ordem pela qual os grupos aparecem no pedido. Aparece em primeiro lugar o grupo que tiver menor ordem.

Grupo de recurso prioridade: Ordem pela qual são escolhidos os grupos de recurso se não existe veículo no grupo atribuído. A prioridade é por ordem crescente, ou seja, é escolhido o grupo com número mais baixo.

Grupo de recurso utilização: Tempo máximo em dias, face à data de início do processo, para considerar um grupo de recurso.

Atribuição automática: Permitir a atribuição automática do veículo ao processo.

Encerramento automático: Se a sim, são fechados todos os processos que terminam no dia, se a hora da devolução foi inferior à hora configurada na zona Dados da Pool, no campo "Hora para encerramento automático (ativação por grupo)".

Encerramento entrada devolução: Para o fecho automático dos processos no estado Devolução que dão entrada em parque.

Encerramento SMS: Para permitir o fecho do processo por SMS. (Nota: em Configurações > Clientes, a opção Enviar de SMS deve estar a Sim.)

Após configurados, os grupos da pool podem ser associados aos utilizadores como grupos de requisição e/ou de recurso (*).  A associação do grupo pool a todos os utilizadores da pool, como grupo de requisição e de recurso, pode ser feita numa única ação utilizando o ícone  . Este ícone fica disponível na linha do grupo se existir pelo menos um utilizador da pool que não tenha o grupo configurado.

(*) A associação do grupo pool ao utilizador pode ainda ser feita:
- pelo gestor da pool, através do menu Gestão > Pool > Utilizador;
- pelo gestor de utilizadores, pelo menu Configurações > Base de dados > Utilizadores > Pesquisar/Criar. Quando é configurada a pool ao utilizador, os grupos configurados na pool ficam automaticamente associados como grupos de requisição e de recurso;
- pelo utilizador com o perfil Pool - Configurações, por importação de ficheiro no formato Excel, pelo menu Configurações > Base de dados > Atualizações por ficheiro > Tipo de importação "Pools - Utilizadores".