Complementando a funcionalidade de Importação de faturas por ficheiro, a aplicação disponibiliza a funcionalidade de Validação de faturas, que permite diversos procedimentos, tais como o de verificação dos movimentos das faturas, antes da contabilização e da afetação aos plafonds.
Apresentamos neste artigo o que é que a funcionalidade de Validação de faturas permite fazer, e disponibilizamos o Manual onde são descritas as configurações necessárias e como utilizar esta ferramenta.
Âmbito
Esta funcionalidade permite:
• Nas faturas dirigidas a veículos confrontar a faturação com contratos celebrados (ex: Locação) e ter avisos para serviços faturados e não contratados ou com valores superiores aos contratados.
• Identificar os bens faturados que não se encontram ativos à data do movimento, ou seja, os veículos abatidos à frota, no caso de faturação a veículos, ou dos complementos expirados ou inativos.
• Antes de enviar para contabilização, alterar em cada linha de uma fatura, a imputação ao responsável, departamento, centro de custo e ordem.
• Quando uma fatura vem devolvida pelo ERP por erros na contabilização, ter informação dos erros e alterar em cada linha de uma fatura a imputação ao centro de custo e/ou ordem e pedir novamente a contabilização.
• A possibilidade de fazer acertos nos valores das linhas dos movimentos, se as parametrizações das configurações o permitirem. Estes acertos só são necessários quando o ficheiro dos movimentos da fatura vem devolvido pelo ERP, para validar o valor total dos movimentos face ao valor total da fatura em papel, uma vez que pode haver pequenas diferenças devido aos arredondamentos.
• Enviar ao responsável por cada linha da fatura, os movimentos que são da sua responsabilidade, a fim de que tome conhecimento e possa reclamar eventuais erros.
• Em faturas aceites, gerir junto dos fornecedores as reclamações efetuadas e especificar se o movimento deve ser ou não imputado ao plafond.