Configurações de templates - Código de Fornecedores e Conversões
Publicado por: Célia Tavares


Artigo nº: 16541
23/05/2017
Neste artigo é apresentada a funcionalidade "Códigos de Fornecedores". 

Esta funcionalidade é utilizada nos Templates de importação de ficheiros de faturação, no caso em que não é possível efetuar a importação dos dados do ficheiro de forma direta.

Nota: Entende-se por "importação direta" a importação de dados para a qual, na configuração do Template, é apenas necessário fazer a correspondência entre os campos do Template e as colunas do ficheiro de faturação.
O código de fornecedores é utilizada em quatro situações:
  1. Converter os dados do ficheiro para dados legíveis na aplicação;
  2. Definir dados para campos ausentes no ficheiro de faturação;
  3. Definir os valores dos movimentos com base nos dados das quantidades consumidas;
  4. Converter unidades de dados do ficheiro de faturação para as unidades utilizadas na aplicação.
Índice
Perfil e Acesso
Converter dados legíveis 
Definir campos ausentes no ficheiro de faturação
Definir valor com base na quantidade
Converter unidades 


Perfil e Acesso
A funcionalidade de "Códigos Fornecedores" é acessível aos utilizadores com um dos seguintes perfis: "Frota - Configuração" ou "Contabilidade".

O menu para aceder à funcionalidade é: Configurações > Gerais > Importações > Cód. Fornecedores. 

Esse menu dá acesso ao ecrã [Configuração de Conversão de Cód. Fornecedores] onde são listados os Códigos Fornecedores configurados na aplicação e onde podem ser criados novos Códigos Fornecedores utilizando o botão |Criar Conversão|.
1. Converter para dados legíveis
Se na importação do ficheiro de faturação os dados do ficheiro de faturação não são reconhecidos na aplicação, a funcionalidade Códigos Fornecedores permite fazer a conversão dos dados do ficheiro para dados legíveis na aplicação.

A figura abaixo mostra um exemplo de um Código Fornecedor que traduz, na importação, os códigos dos serviços do fornecedor, indicados no ficheiro de faturação, ("Valor Origem") para os códigos dos serviços correspondentes configurados na aplicação (Valor Destino"). As correspondências entre os códigos são apresentados na zona Regras Associadas (ver Figura (a) seguinte).

Clicando no link Consultar Serviços são listados as designações e os códigos dos serviços configurados na aplicação (ver Figura (b) seguinte).

Na configuração do Template, e para o exemplo aqui apresentado, à linha do campo "Serviço" do Template é associado o nome da coluna do ficheiro de faturação com os códigos do serviço do fornecedor e a funcionalidade Código Fornecedor correspondente (ver figura seguinte).

2. Definir campos ausentes no ficheiro de faturação
A funcionalidade de Códigos Fornecedores pode ser utilizada para definir campos (em coluna) que não existem no ficheiro de faturação.

Se os valores do campo em falta forem constantes para todos os movimentos da fatura, o código de fornecedor pode ser criado com "Valor por omissão". A figura abaixo mostra um Código de Fornecedor configurado com valor por omissão para o campo NIPC do fornecedor.

Nota: Se na zona Regras Associadas forem inseridas relações de conversão entre os dados do ficheiro do fornecedor (Valor Origem) e os valores definidos na aplicação (Valor Destino), essas relações prevalecem sobre o valor definido no campo "Valor por omissão".

Na configuração do Template, e para o exemplo aqui apresentado, à linha do campo "NIPC Empresa", é associado o Código Fornecedor correspondente. Dado que neste exemplo o Código Fornecedor é configurado com valor por omissão, é este o valor assumido para o campo do Template "NIPC Empresa". Nesta situação em que o Código Fornecedor é configurado com valor por omissão para a conversão, a coluna do ficheiro de faturação a associar ao campo do Template pode ser uma qualquer existente no ficheiro do fornecedor (ver figura seguinte).

3. Definir valor com base na quantidade
Para os ficheiros de faturação que só possuem as quantidades consumidas, os custos associados a essas quantidades podem ser obtidos definindo um Código Fornecedor com o valor padrão do custo por quantidade e configurando o Template de importação de seguinte forma:.

- fazer corresponder, ao campo do Template que define o valor consumido "Valor c/IVA", a coluna do ficheiro de faturação que possui a quantidade consumida;
- fazer corresponder, ao campo do Template "Conversão valor", o Código Fornecedor com o valor padrão do custo por quantidade (ver Figura a). 

Na configuração do Código Fornecedor, que no exemplo apresentado nas figuras abaixo é designado por "CF_Conversão valor", para cada dado da coluna do ficheiro (Valor origem) deve ser associado o valor padrão do custo por unidade (Valor Destino) (ver Figura b). 

Na importação do ficheiro de faturação, os valores são automaticamente calculados pela multiplicação das quantidades pelo valor padrão do custo por quantidade  definido pelo Código Fornecedor. 

4. Converter unidades 
Se as quantidades dos serviços do ficheiro de faturação não correspondem às unidades utilizadas na aplicação para os serviços, a funcionalidade Código Fornecedor permite fazer as conversões de unidades necessárias. Por exemplo quando os serviços no ficheiro de faturação vêm em segundo ou byte, deve ser feita a conversão para minutos e megabyte.

Nota: As unidades dos serviços na aplicação são: "Minuto", "Litros", "MB" (megabyte), "kWh" (quilowatt-hora), "Kms" (quilómetros).

Assim, na configuração do Código Fornecedor, deve ser associado aos serviços em causa o valor de conversão de unidade. Por exemplo, se o serviço estiver definido em segundo deve ser associado o valor 0,0166667, (obtido de 1/60), para que seja feita a conversão para minutos. No caso dos serviços com dados em byte, o fator de conversão de unidades é 0,00000095, (obtido de 1/(1024x1024)), para que seja feita a conversão para MB. Para os serviços sem conversão de unidade, deve ser indicado o valor 1 (ver figura seguinte).

Na configuração do Template:
- ao campo do Template "Conversão unidades" deve ser associada a coluna do ficheiro de faturação com os dados dos serviços e o Código Fornecedor para a conversão de unidades. 
- ao campo do Template "Quantidade" deve ser feita a correspondência do ficheiro de faturação com os dados das quantidades consumidas (ver figura seguinte).

Na importação do ficheiro de faturação, as unidades são automaticamente convertidas pela multiplicação das quantidades consumidas pelos valores de conversão de unidades definidos no Código Fornecedor. 

 Ler também:
 Faturas por Ficheiro - Workflow
 Importação de ficheiros de fornecedores