FICHA DE APOIO
Imposto Único de Circulação (IUC) - alertas
Ficha nº: 13.579
Publicado por: Tiago Branco Última revisão por: Célia Tavares
04/10/2017
A aplicação pode notificar o responsável do veículo, o gestor de frota, os utilizadores configurados com o perfil "Contabilidade" e destinatários adicionais, sempre que um veículo está prestes a atingir a data limite de pagamento do IUC - Imposto Único de Circulação.
Índice
Configurações
Funcionamento
Como fechar um processo de alerta de IUC
Valor pago nas Estatísticas do veículo


Configurações
De modo a configurar os alertas de IUC aceda ao menu Configurações> Frota> IUC.

1) Defina quem irá receber os e-mails de alerta: Responsável e/ou Gestor de Veiculo e/ou Contabilidade e/ou um ou mais destinatários (os e-mails dos destinatários adicionais devem ser separados por ";");
2) Defina o serviço para associar os custos;
3) Defina o fornecedor ao qual irá ficar associado o pagamento;
4) O campo "Zona IVA (default)" é utilizado para obter informação contabilística pelo serviço selecionado;
5) Defina se pretende criar ficheiro para ERP, selecionando a opção "Sim" ou "Não" para o campo "Factura para ERP";
6) Defina para que situações contratuais dos veículos serão criados processos de alerta para pagamento do IUC;
7) Indique os grupos gerais dos veículos para os quais serão criados processos de alerta para pagamento do IUC.

Funcionamento
O IUC deve ser pago anualmente até ao final do mês de matrícula do veículo. No início do mês anterior ao mês de pagamento, a aplicação cria um processo de alerta e envia um e-mail de aviso ao responsável do veículo e à gestão de veículos. O processo deverá ser fechado quando o imposto for pago. Enquanto o processo estiver ativo, o veículo fica sinalizado com o ícone  nos ecrãs de pesquisas de veículos e serão enviados e-mails de lembrete semanais às segundas-feiras de manhã.


Para que os alertas sejam lançados, é essencial preencher a data de matrícula
A data de pagamento é calculada de acordo com a data de matrícula do veículo, pelo que este campo do ecrã dos dados do veículo deverá estar preenchido.

Sugestão: para verificar se todos os veículos têm data de matrícula preenchida, experimente exportar para Excel os dados dos veículos através do menu Relatórios > Veículos> Frota Ativa> Global.



Como fechar um processo de alerta de IUC
O processo de alerta pode ser fechado pelos utilizadores gestores de veículos com um dos seguintes perfis: "Veíc. Produção + Pool + Equip. Produção - Gestão" e/ou "Veíc. VUP - Gestão". 

Nota: O responsável do veículo tem acesso ao processo de alerta IUC apenas para consulta.

Para aceder aos processos de alerta IUC, pode utilizar o menu Gestão > Veículos > Processos > Activos (ou > Pesquisar), e selecionar o processo no estado "Activo" dos processos "Alerta - IUC".  Pode também aceder à ficha do veículo, seguindo os seguintes passos:

1) Aceda ao menu Gestão > Veículos > Pesquisar.

2) Pesquise o veículo com alerta e clique na lupa (para pesquisar todos os veículos com alertas, pode expandir a "pesquisa avançada" e assinalar a opção "Alerta de IUC").

3) Clique na linha do veículo com alerta.

4) No ecrã dos dados do veículo, clique no botão |Processos|.

5) Clique na linha do alerta de IUC. Se necessário, utilize o filtro de tipos de processo.

6) No ecrã [Processo nº número] com os dados do processo de alerta IUC, selecione, quando o pagamento for efetuado, para o campo "Pagamento" a opção "Efetuado".

7) Ao selecionar esta opção, deve preencher os campos obrigatórios "Data Pagamento", "Valor Pago" e "Número/Referência".

8) Deve ainda indicar se pretende adicionar a despesa às estatísticas do veículo, selecionando a checkbox do campo "Adicionar às Estatísticas do Veículo". Este campo indica ainda se gera, ou não, ficheiro para ERP, através de uma das seguintes informações "(Exporta para ERP)" e "(Não exporta para ERP)"(*). De sublinhar que, se a checkbox deste campo  não for selecionada, além de não adicionar a despesa às estatísticas do veículo, também não gera ficheiro para ERP, ainda que tenha a informação "(Exporta para ERP)".

(*) A informação  "(Exporta para ERP)" ou  "(Não exporta para ERP)" fica indicada de acordo com a opção "Sim"ou "Não" escolhida para o campo "Factura para ERP" do ecrã [Configuração IUC].

9) Após preencher esses dados clique no botão |Fechar| para fechar o processo de alerta, passando o estado do mesmo para "Fechado".

Enquanto um processo de alerta IUC estiver no estado "Ativo", este pode ser cancelado selecionando o botão |Cancelar|.

O histórico das etapas do processo pode ser consultado selecionando o botão |Logs|.

A associação de documentos ao processo, como por exemplo, o comprovativo do pagamento do IUC, pode ser feito selecionando o botão |Documentos| que dá acesso ao ecrã de gestão de documentos do processo (ver Figura seguinte).

Nota: Os documentos carregados ficam também disponíveis na gestão de documentos do veículo para o qual foi efetuado o pagamento do IUC, selecionando o botão |Documentos| diretamente na ficha do veículo.

Valor pago nas Estatísticas do veículo
Após fechar o processo IUC, com pagamento efetuado e com adição às estatísticas do veículo, ao aceder à ficha do veículo e selecionar os botões |Estatísticas|> |Adicionar Faturas|, o pagamento é apresentado na listagem das faturas adicionadas ao veículo por ecrã (ver Figura seguinte). Se a adição às estatística é com a indicação, no ecrã do processo de alerta IUC, "Exporta para ERP", após o serviço que gera os ficheiros para ERP correr, no ecrã da listagem das faturas do veículo (Figura seguinte), a coluna "Ficheiro ERP" indica o nome do ficheiro gerado.