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COMO FAZER?
Um sistema de gestão de despesas.
Assunto

Projeto de gestão de despesas
Esta ficha resume como é possível implementar um sistema de apresentação e controlo de despesas que permita a aprovação e o reembolso de forma ágil, com controlo dos custos, validação orçamental e contabilização automática, utilizando a aplicação XRP |Gestão de Despesas.
Descrição do projeto

Sucintamente, o projeto tem as seguintes características:
Cada colaborador dispõe de uma área de trabalho própria, onde apresenta as suas despesas. No momento da apresentação, é validado o cabimento orçamento, os plafonds e as regras de justificação da despesa.
O processo segue, então, para autorização eletrónica de acordo com o organograma e os documentos são enviados diretamente para a contabilidade.
Após a aprovação da despesa, o processo é conferido face aos documentos. Tudo estando correto, é desencadeado o processo de contabilização e de liquidação do saldo, encerrando-se o processo.
Aplicações XRP

• Gestão de Despesas
Implementação
Configurações iniciais
  1. Definição dos tipos de despesa aceites na organização;
  2. Agrupamento dos tipos de despesas de acordo com a sua natureza contabilística, a fim de facilitar a contabilização automática;
  3. Configuração de serviços com regras especiais (por exemplo, refeições, quilómetros, qual a informação obrigatória que o colaborador tem de fornecer para justificar a despesa);
  4. Fixação dos níveis de autorização de acordo com os níveis hierárquicos;
  5. Configuração dos orçamentos (quando aplicável), que podem ser por colaborador e/ou unidade e/ou centro de custo;
  6. Especificação dos ficheiros para contabilização automática;
  7. Eventual desenho do template que deve acompanhar os documentos (opcional).
Publicado
em:
28 de junho de 2012
Por: Tomé Gil
(tome.gil@escritadigital.pt)
Principais benefícios
  • Ganhos significativos de produtividade, pois todo o processo de apresentação, aprovação, reembolso e contabilização de despesas originadas nos colaboradores fica bastante simplificado;
  • Controlo on-line dos montantes gastos por colaborador, unidade, centro de custo e validação orçamental;
  • Contabilização automática deste tipo de despesas através de geração de ficheiro com movimentos contabilísticos e financeiros;
  • Possibilidade de recolher, de forma normalizada e obrigatória, informação adicional sobre cada despesa de modo a facilitar o processo de autorização e introduzir transparência no processo;
  • Possibilidade de controlar despesas sujeitas a plafond, informando cada utilizador dos montantes disponíveis;
  • Possibilidade de reembolso do utilizador por transferência bancária e/ou salário e/ou tesouraria;
  • Incorporação da gestão de adiantamentos, quer de fundo fixo, quer para despesas;
  • Relatórios on-line permitindo perceber os montantes gastos, os saldos disponíveis e a execução orçamental.

Contacte-nos para saber mais sobre a família de aplicações XRP
 

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