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NOTAS TÉCNICAS

XRP |Gestão de Frota
IFRS 16 - funcionalidades disponíveis


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XRP |GESTÃO DE DESPESAS
Este módulo permite a apresentação de despesas por todos os colaboradores, desde despesas associadas ao normal funcionamento da organização a despesas oriundas de processos de viagem e de representação. Permite ainda o cálculo automático de ajudas de custo, quer associadas a distância, quer a tempo de deslocação.
A informatização deste processo traz substanciais benefícios para a empresa, entre os quais destacamos:
  • Importantes ganhos de produtividade em todo o processo de apresentação de despesas, quer através da redução da burocracia, quer pela eliminação de tarefas que não geram qualquer valor acrescentado;
  • Implantar um controlo efetivo das despesas, disponibilizando informação on-line sobre tipo e valores, e informação detalhada, quer individualmente, quer da organização no seu todo ou ainda de acordo com o organograma;
  • Validar a despesa face ao orçamento;
  • Efetuar o processamento contabilístico de uma forma automática e on-line, facilitando, assim, o fecho das contas;
  • Controlar todos os adiantamentos em poder de colaboradores/terceiros;
  • Efetuar o cálculo automático das ajudas de custo.
Principais características e funcionalidades:
  • Linhas de despesa configuráveis com associação a conta contabilística e informação para tratamento de IVA;
  • Cálculo de ajudas de custo em função do tempo, da distância, do nível hierárquico do utilizador e da data/hora de partida e data/hora de chegada;
  • Apresentação de despesas pagas com dinheiro e/ou cartões de crédito;
  • Até cinco divisas diferentes por relatório;
  • Na prestação de despesas com veículos, possibilidade de associar matrícula e cálculo automático do valor a pagar em quilómetros;
  • Quando associado a deslocações e viagens, possibilidade de prestar contas de diversas viagens num único relatório e calcular automaticamente as ajudas de custo;
  • Possibilidade de calcular automaticamente o IVA dedutível em despesas efetuadas no estrangeiro;
  • Tratamento dos adiantamentos e do cálculo automático dos saldos a receber/pagar;
  • Possibilidade de configurar orçamentos individuais, centro de custo, unidade, com circuito de autorizações em caso de excesso;
  • Perfil de tesouraria para pagamentos/recebimentos;
  • Disponível no XRP |Mobile, permitindo assim efetuar autorizações e iniciar relatórios através de telemóveis ou dispositivos com ecrãs reduzidos;
  • Aplicação única para empresas que operam em diferentes países com diferentes divisas.

Informação e estatísticas
  • Estatísticas on-line sobre custos, padrões de despesa e qualidade do serviço;
  • Relatórios configuráveis que podem ser emitidos quer centralmente, quer a nível da unidade e do próprio utilizador;
  • Fácil exportação de toda informação para ficheiros informáticos (por exemplo, Excel);
  • Geração de ficheiro PS2 e ficheiros para interface contabilística.
  • Dashboard pessoal que permite cada utilizador visualizer de forma gráfica, por tipologia e plafonds, a evolução das despesas apresentadas;
  • Relatórios tipo para despesas diversas, passes sociais ou viagens, que, geralmente, têm regras diferentes de contabilização; 
No relatório, encontra-se, por linha, o tipo de despesa e, por coluna, o tipo de divisa.
A tesouraria dispõe de um ecrã que permite a visualização do estado de todos os relatórios e adiantamentos.
Funcionalidades gerais das aplicações XRP
Para além das funcionalidades próprias, a aplicação beneficia de todas as funcionalidades das aplicações XRP, das quais destacamos:
  • Ecrãs e funcionamento intuitivo, reduzindo as necessidades de formação;
  • Programa de avisos e notificações por e-mail e SMS;
  • Programa completo de autorizações por eventos e valores;
  • Delegação de competências;
  • Possibilidade de configurar o workflow;
  • Aplicação multilingue com consolidação;
  • Integração com o portal do colaborador/intranet;
  • Gestão de férias e ausências;
  • Interface integralmente em browser;
  • Integração com as aplicações de gestão documental;
  • Integração com SAP, Oracle Finance, Microsoft Dynamics (Navision), Primavera, PHC;
  • Exportação de processos para ficheiros CSV (lido pelo Excel) a partir do browser;
  • Gateway para troca de ficheiros de textos para interligação a outras aplicações com registo de ficheiros exportados.
Aplicações XRP
Integração com as aplicações XRP |GESTÃO DE FROTA e XRP |GESTÃO DE FORMAÇÃO para consolidação dos respetivos custos.
O utilizador confirma as férias e as delegações de competências.
Módulo de autorizações.


Para informações adicionais, poderá contactar-nos pelo e-mail Informações RH ou pelo telefone (+351) 21 381 17 10.
 
Ler também:   XRP |RECURSOS HUMANOS – clientes
XRP |RECURSOS HUMANOS - aplicações disponíveis
   

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