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NOTAS TÉCNICAS
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XRP |Gestão de Frota
IFRS 16 - funcionalidades disponíveis |
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Um sistema de car sharing
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Assunto:
Sistema de car sharing
Esta ficha resume como é possível implementar um projecto de partilha de viaturas e viagens através do conceito de pool.
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Descrição
Funcionamento típico:
- Os veículos partilhados ficam associados a uma pool, com um ou vários parques, e a grupos pool, como comerciais, ligeiros de cinco lugares, furgões, etc.;
- O utilizador que pretenda uma viatura, cria um “processo pool”, no qual indica o período pretendido, a pool (que representa o local onde pretende ir buscar o veículo) e o grupo pool (e não uma viatura específica), bem como outra informação considerada relevante para a sua organização;
- Ao criar o processo, o requisitante poderá especificar se oferece lugares para boleia ou não;
- O processo poderá ir a autorização. Em geral, processos menos onerosos (por exemplo, até três horas, deslocações no concelho) terão um circuito de autorizações mais simples;
- A aplicação atribui o veículo de forma automática. Em alternativa, a gestão da pool pode indicar o veículo considerado mais adequado para o processo entre aqueles que estiverem disponíveis;
- Chegada a hora de início, o utilizador levanta a chave do veículo, sendo assinalada a sua entrada em circulação; caso o veículo não seja levantado, a aplicação liberta o veículo para outros processos;
- Na devolução, são registados os quilómetros e eventuais danos;
- Com o fecho do processo, são calculados os quilómetros percorridos, os custos e as emissões de CO2, que ficam disponíveis em diversos relatórios e exportações.
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Aplicações XRP
• Pool
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Implementação
Bastará, com a aplicação XRP |Pool:
- Decidir qual o parque, ou parques, de cada pool. Poder-se-ão associar vários parques numa mesma pool, caso estejam acessíveis aos colaboradores e as viaturas possam trocar de parque;
- Alocar viaturas à pool. Associar os veículos que se pretende que passem a funcionar em utilização partilhada;
- Definir quais os grupos pool que os utilizadores podem requisitar. Para evitar que um utilizador com carta de ligeiros peça uma viatura pesada, por exemplo;
- Decidir quais os gestores de cada pool, ou seja, quais os utilizadores que atribuem veículos e que possuem uma série de ferramentas para gerir imprevistos;
- Colocar a aplicação acessível às portarias, caso haja controlo de acessos ao parque. A interface das portarias é muito simples, sendo desnecessária formação;
- Como alternativa a portarias, poderá ter um chaveiro no parque, e o levantamento e devolução ser registado pelo próprio utilizador.
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Publicado originalmente
em: 27 de setembro de 2011
por: Tiago Branco
Última atualização
em: 8 de fevereiro de 2018
por: Carla Cabral
Escrita Digital, S.A.
Rua Castilho, 39, 10.º F
Edifício Castil
1250-068 Lisboa, Portugal
Telefone (+351) 21 381 17 10
Web www.escritadigital.pt
xrpfrota.info@escritadigital.pt
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Principais benefícios
- Redução do número de viaturas através de uma maior taxa de utilização;
- Imputação de custos por utilizador, unidade orgânica ou centro de custo;
- Fácil resposta da organização a avarias ou outros motivos de indisponibilidade de viaturas;
- Controlo da frota e dos seus custos com total eficiência e transparência.
- Reforço da coesão organizacional e do conceito de partilha, quer pela utilização de um bem comum, quer pela partilha da viatura em viagem.
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