«XRP |Gestão da Formação
Um caso de sucesso na Key Plastics Portugal
Em abril de 2012, a Key Plastics Portugal, empresa pertencente ao Grupo Key Plastics, lançou um concurso para uma ferramenta que assegurasse toda a gestão da formação das duas fábricas que a empresa detém em Portugal, em Leiria e em Vendas Novas. A ferramenta escolhida foi o XRP |Gestão da Formação, da Escrita Digital.

O Grupo Key Plastics dedica-se ao fabrico de componentes para automóveis e possui fábricas localizadas na América do Norte, na Ásia e na Europa. Na Europa, a sua produção centra-se no fabrico de frontais de comando de equipamentos elétricos e peças decorativas para o interior de automóveis. A Key Plastics Portugal destaca-se no fornecimento de frontais de autorrádios, de climatização e, em geral, de todos os comandos eletrónicos para a generalidade dos construtores automóveis europeus, incluindo os de topo de gama.

O caderno de encargos da Key Plastics era ambicioso, pois trata-se de uma empresa que possui cerca de 700 funcionários e fornece componentes para algumas das mais prestigiadas marcas de automóveis a nível mundial, sendo a indústria automóvel conhecida por ter das regras mais exigentes no que toca à qualidade dos produtos. Uma falha, muitas vezes impercetível a olho nu, pode ser motivo de rejeição de um lote de peças e, consequentemente, acarretar prejuízos elevados. A formação é, assim, um dos pilares da empresa, pois só colaboradores com as qualificações adequadas e corretamente formados podem assegurar os níveis de qualidade exigidos pelos clientes.

Como cada produto é único, as necessidades de formação são constantes, sendo necessário formar o colaborador nas especificidades do produto que vai desenvolver; por outro lado, como a tecnologia está em permanente evolução, é necessário atualizar o conhecimento dos colaboradores sobre novas tecnologias, novas máquinas e novos processos de produção. Neste contexto tão específico, a ferramenta escolhida foi o XRP |Gestão da Formação, da Escrita Digital.

Em maio de 2012, a ferramenta foi, então, instalada na Key Plastics Portugal, o cadastro de formação foi importado e foi feita a ligação com a ferramenta que assegura a gestão administrativa dos recursos humanos, de modo a evitar uma dupla gestão de utilizadores, o que, numa empresa com centenas de colaboradores, não era, de todo, nem aceitável, nem viável.

Em setembro daquele ano, o XRP |Gestão da Formação passou a ser a ferramenta para gestão de formação da empresa, assegurando quer toda a gestão administrativa, quer a gestão das qualificações. A ferramenta foi bem aceite, gerindo eficazmente todos os processos e, apesar da complexidade dos processos de negócios, o facto de a empatia da ferramenta ser cuidada, minimizou as necessidades de formação e tornou a entrada em produção fácil e rápida.

De entre as muitas funcionalidades que a ferramenta possui e que trouxeram reais benefícios à Key Plastics Portugal, destacamos aqui duas: a integração com a gestão por competências e a gestão de múltiplos planos de formação em simultâneo.

Uma das questões essenciais a que a ferramenta da Escrita Digital teria de responder dizia respeito às qualificações (termo que, na Key Plastics Portugal, assume um significado em tudo semelhante ao conceito de competência) dos colaboradores: que qualificações possuem, que qualificações têm de adquirir e que formação é necessária para tal.

Esta questão foi respondida pela aplicação através da associação de todos os cursos a qualificações e a associação de qualificações a funções. Simultaneamente, definiram-se, para todas as funções, quais as qualificações obrigatórias para que um colaborador pudesse exercer uma função e, para cada qualificação, definiram-se os cursos obrigatórios para se considerar que um colaborador possuía a qualificação. O que implica não só a frequência do curso, mas também a sua aprovação. Paralelamente, foram criados motores de busca e relatórios que permitissem, de uma forma imediata, obter informação de quem não está qualificado, de quem está qualificado e em quê. Observe-se a imagem 1:




O outro ponto que a Key Plastics Portugal queria ver resolvido com o XRP |Gestão da Formação dizia respeito à gestão dos planos de formação. Nesta fábrica, os planos de formação não se limitam ao plano anual. Para cada novo produto, é necessário formar os colaboradores, dado que novos produtos implicam novas funções, as quais trazem necessidades de novas qualificações.

Como controlar isto, tendo em conta que estamos a falar de centenas de colaboradores e de milhares de ações de formação? Para responder a este desafio, desenvolvemos o conceito de planos de formação (e o mecanismos dos interesses), de modo a permitir o funcionamento, em simultâneo, de um número ilimitado de planos de formação, e criámos mecanismos que permitem perceber o seu grau de execução. Com esta funcionalidade, a par de um mecanismo de lançamento de interesses em cursos por perda de qualificação e de um tableau de bord com indicação, por cores, do estado dos diversos planos de formação, a Key Plastics Portugal dispõe, agora, de uma forma fácil e intuitiva de perceber como decorre a execução dos planos de formação e quais aqueles onde são necessárias ações mais imediatas.

Atualmente, e de uma forma resumida, a ferramenta XRP |Gestão da Formação permite:

• A gestão dos processos administrativos ligados à formação, ou seja, a gestão de todas as atividades ligadas à formação, nomeadamente, a convocação dos colaboradores e a gestão de toda a documentação (folhas de sumários, folhas de presenças);
• O conhecimento dos custos, quer diretos, quer indiretos, e a gestão dos orçamentos;
• A avaliação da formação, de modo a perceber-se qual o retorno do investimento em formação e para onde devem ser dirigidos os recursos;
• A identificação das necessidades de formação; basicamente, através da comparação das necessidades de qualificação, quer face às funções que cada colaborador desempenha, quer face às necessidades da empresa em função dos trabalhos a produzir;
• A gestão das qualificações, permitindo, assim, saber que colaboradores há, o que sabem fazer, o que podem fazer e o que necessitam aprender.