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NOTAS TÉCNICAS
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XRP |Gestão de Frota IFRS 16 - funcionalidades disponíveis |
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Um projeto de gestão de plafonds.
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Assunto
Gestão de plafonds Esta ficha resume como é possível gerir plafonds atribuídos a colaboradores, mantendo-os informados sobre os seus gastos e alertando-os para consumos excessivos.
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Descrição do projeto
Funcionamento: - A faturação eletrónica é carregada na aplicação (por exemplo, cartões de combustível, Via Verde, etc.);
- Cada plafond agrega, por colaborador, os custos associados a determinados serviços, como, por exemplo, combustível, portagens. O plafond pode ser gerido em valor ou em quantidades, como litros, número de lavagens, etc.;
- Os colaboradores são associados aos diversos plafonds em função do que estão autorizados a consumir;
- Os colaboradores com plafonds podem consultar, a qualquer momento, o seu consumo e o saldo disponível, ou mesmo verificar, para esse dado momento, qual a relação entre o consumo efetivo e o consumo esperado;
- Uma listagem detalhada dos consumos, incluindo data e local do movimento, fica disponível para o colaborador e para a equipa de gestão;
- Sempre que um determinado nível de consumo é atingido, a aplicação alerta o colaborador. O seu responsável direto e o gestor da frota também podem ser notificados em função de diversas configurações disponíveis;
- O colaborador dispõe de um processo que permite obter uma autorização para despesas extraordinárias, as quais não serão associadas ao plafond de despesas (como no caso de deslocações não habituais).
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Aplicações XRP
Gestão de Frota
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Implementação Bastará, com a aplicação XRP |Gestão de Frota: - Decidir quais os serviços controlados pelos plafonds. Combustíveis, portagens, estacionamento, lavagens ou outros;
- Definir qual a quantidade ou o valor a atribuir no período em vigor do plafond, ou seja, qual o consumo que fica autorizado para cada colaborador;
- Associar os colaboradores aos seus plafonds. Mais tarde, poderá ainda optar por mudar o plafond dos colaboradores, efetuando os acertos necessários com o apoio da aplicação;
- Configurar os alertas. Especificar quando serão emitidos os alertas, quer por consumo excessivo, quer por consumos não autorizados, como, por exemplo, combustíveis premium;
- Processar a faturação. A aplicação permite efetuar esta operação sem esforço, pois é possível importar diretamente os ficheiros de faturação eletrónica e os consumos emitidos pelos mais importantes fornecedores, como no caso da Galp, da Repsol ou da Via Verde.
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Principais benefícios - Redução significativa dos encargos com serviços sujeitos a plafonds;
- Possibilidade de atribuir plafonds aos colaboradores com o mínimo de riscos de má utilização e de custos administrativos;
- Controlo eficiente e transparente dos custos de veículos, cartões de combustível, estacionamento e serviço de Via Verde;
- Saber, em cada momento, qual o consumo dos colaboradores face aos seus plafonds, nomeadamente através de relatórios específicos;
- A aplicação encarrega-se de notificar oportunamente os colaboradores no caso de ultrapassagem, ou previsível ultrapassagem, do limite do plafond;
- Flexibilidade e fiabilidade na atribuição e na atualização de plafonds a múltiplos colaboradores.
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