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Escrita Digital instala XRP |Formação no CERMI

A Escrita Digital foi escolhida pelo CERMI (Centro de Energias Renováveis e Manutenção Industrial) de Cabo Verde para fornecimento da aplicação XRP |Formação, com o objetivo de apoiar formadores e formandos nos seus estudos.

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Um projeto de gestão de plafonds.
COMO FAZER?
Assunto

Gestão de plafonds
Esta ficha resume como é possível gerir plafonds atribuídos a colaboradores, mantendo-os informados sobre os seus gastos e alertando-os para consumos excessivos.
Descrição do projeto

Funcionamento:
  1. A faturação eletrónica é carregada na aplicação (por exemplo, cartões de combustível, Via Verde, etc.);
  2. Cada plafond agrega, por colaborador, os custos associados a determinados serviços, como, por exemplo, combustível, portagens. O plafond pode ser gerido em valor ou em quantidades, como litros, número de lavagens, etc.;
  3. Os colaboradores são associados aos diversos plafonds em função do que estão autorizados a consumir;
  4. Os colaboradores com plafonds podem consultar, a qualquer momento, o seu consumo e o saldo disponível, ou mesmo verificar, para esse dado momento, qual a relação entre o consumo efetivo e o consumo esperado;
  5. Uma listagem detalhada dos consumos, incluindo data e local do movimento, fica disponível para o colaborador e para a equipa de gestão;
  6. Sempre que um determinado nível de consumo é atingido, a aplicação alerta o colaborador. O seu responsável direto e o gestor da frota também podem ser notificados em função de diversas configurações disponíveis;
  7. O colaborador dispõe de um processo que permite obter uma autorização para despesas extraordinárias, as quais não serão associadas ao plafond de despesas (como no caso de deslocações não habituais).
Aplicações XRP

• Gestão de Frota
Implementação
Bastará, com a aplicação XRP |Gestão de Frota:
  1. Decidir quais os serviços controlados pelos plafonds. Combustíveis, portagens, estacionamento, lavagens ou outros;
  2. Definir qual a quantidade ou o valor a atribuir no período em vigor do plafond, ou seja, qual o consumo que fica autorizado para cada colaborador;
  3. Associar os colaboradores aos seus plafonds. Mais tarde, poderá ainda optar por mudar o plafond dos colaboradores, efetuando os acertos necessários com o apoio da aplicação;
  4. Configurar os alertas. Especificar quando serão emitidos os alertas, quer por consumo excessivo, quer por consumos não autorizados, como, por exemplo, combustíveis premium;
  5. Processar a faturação. A aplicação permite efetuar esta operação sem esforço, pois é possível importar diretamente os ficheiros de faturação eletrónica e os consumos emitidos pelos mais importantes fornecedores, como no caso da Galp, da Repsol ou da Via Verde.

Publicado
em:
2 de abril de 2012
Por: Tiago Branco
(tiago.branco@escritadigital.pt)

Escrita Digital, S.A.
Rua Castilho, 39, 10.º F
Edifício Castil
1250-068 Lisboa – Portugal

Tel. (+351) 21 381 17 10
Fax (+351) 21 381 17 16
Web www.escritadigital.pt

xrpfrota.info@escritadigital.pt

Principais benefícios
  • Redução significativa dos encargos com serviços sujeitos a plafonds;
  • Possibilidade de atribuir plafonds aos colaboradores com o mínimo de riscos de má utilização e de custos administrativos;
  • Controlo eficiente e transparente dos custos de veículos, cartões de combustível, estacionamento e serviço de Via Verde;
  • Saber, em cada momento, qual o consumo dos colaboradores face aos seus plafonds, nomeadamente através de relatórios específicos;
  • A aplicação encarrega-se de notificar oportunamente os colaboradores no caso de ultrapassagem, ou previsível ultrapassagem, do limite do plafond;
  • Flexibilidade e fiabilidade na atribuição e na atualização de plafonds a múltiplos colaboradores.

Contacte-nos para saber mais sobre a família de aplicações XRP.
 
Documentos associados:   Como fazer um projeto de gestão de plafonds?

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