«Escrita Digital desenvolve software para car-sharing
O XRP |Pool é uma aplicação para gerir veículos em utilização partilhada. Mas este programa da Escrita Digital é complementado também com a oferta do XRP |Gestão de Frota para lidar com a informação da frota da empresa.
Há nove anos que a Escrita Digital tem acompanhado o conceito de car-sharing da Portugal Telecom. São anos de experiência que fazem com que a empresa com sede perto do Marquês de Pombal, em Lisboa, apresente uma solução para gerir o parque de viaturas partilhadas já amadurecida. Embora tenha também uma aplicação para a gestão administrativa e financeira das frotas, é esta aplicação que faz a diferença na oferta desta empresa.
O XRP |Pool permite gerir grupos de veículos em utilização partilhada. Car-sharing significa que um veículo em parque é utilizado por várias pessoas dentro da mesma empresa. Esta própria definição mostra como a gestão deste modelo pode tornar-se complexa. É daqui que nasce esta aplicação, que gere todo o processo de requisição e afetação dos veículos. No fundo, trata-se de criar um rent-a-car interno, onde se tenta que cada veículo seja aproveitado ao máximo.
“Mesmo com poucas viaturas, torna-se humanamente complicado gerir um sistema de car-sharing com métodos tradicionais”, diz Tiago Branco, gestor de produto da Escrita Digital. “Por exemplo, nas empresas, os custos são calculados no fim, mas, no início, importa gerir as autorizações. Se estamos a falar de uma ou duas autorizações, o processo começa a tornar-se demasiado burocrático e, às tantas, torna-se inexequível”, explica.
O software permite gerir estas autorizações potencialmente em segundos. “Os gestores de frota são pessoas muito ocupadas e torna-se, por isso, muito complicado otimizar o seu tempo”, diz o gestor de produto.
Como funciona
No XRP |Pool, o responsável operacional pela frota pode optar por ter a intervenção que quiser. Pode atribuir o veículo que a pessoa pediu especificamente, mas também pode ser a aplicação a escolher automaticamente.
O utilizador começa por pedir uma viatura através da interface do XRP |Pool. Aqui, aparece-lhe, na versão experimental que a Fleet Magazine experimentou, o tipo de viatura e a que pool e grupo pertencem o carro, e qual o motivo para solicitar o carro.
O pedido fica num estado a aguardar autorização ou, se o gestor pretender, a autorização é criada automaticamente, conforme os parâmetros que forem definidos. Por exemplo, para todos os pedidos de um só dia e dentro do mesmo conselho da empresa, o pedido pode ser aceite.
O utilizador pode ver em que estado está o seu pedido. Desde Espera até Fechado, o utilizador é responsabilizado pelo seu próprio processo. O gestor autoriza. Assim que o faz, consegue saber o número de horas que o carro vai ser utilizado, o número de períodos e o valor calculado deste empréstimo, a partir do custo por período. Depois, escolhe-se o carro e o processo passa a levantamento. É possível imprimir uma guia de utilização para o carro que, no fundo, autoriza o condutor a utilizar aquela viatura. No final, inverte-se o processo e devolve-se o carro.
A viatura pode ser definida segundo algumas prioridades, como, por exemplo, a que tem menos quilómetros. Neste exemplo, consegue-se otimizar a utilização da viatura e colocar aquela que tenha menos quilómetros a rodar.
Outra das vantagens deste sistema é o controlo dos carros em parque. Em utilização partilhada, é possível saber exatamente quem utilizou o carro e para que fins. Depois de entregar o carro, o utilizador tem de dizer quantos quilómetros andou, o que permite saber exatamente que quilometragem tem cada viatura em determinado momento.
Os clientes
Clientes como a Zon Multimedia, a Renault Portugal, a Ericsson e as câmaras municipais de Oeiras, Loures e Porto já utilizam este sistema. Mas, ainda assim, Tiago Branco diz que esta é uma solução complementar aos sistemas de localização de carros. E, para esta função, a Escrita Digital também tem uma solução.
O XRP é para gestão operacional e administrativa. “Questões simples, mas muito importantes para quem faz gestão de frotas, como quem anda com os carros e quantos quilómetros tem, gerir as manutenções, são geridas através deste sistema”, diz o gestor de produto. “Há sempre muitos dados e o gestor tem necessidade de ter uma ajuda.”
Outros níveis de controlo que são possíveis com esta aplicação são os plafonds das portagens, das lavagens. Depois de parametrizados, o programa pode emitir alertas sempre que estes limites sejam ultrapassados.
O software XRP gere, atualmente, mais de 5.000 viaturas, das quais mais de um milhar é partilhado com a aplicação XRP |Pool. As aplicações ficam disponíveis em ambiente web e a empresa dá todo o apoio para a configuração inicial do programa. A aplicação pode ser integrada com outros sistemas, como SAP, Oracle Finance, Navision, Primavera e PHC, além de todas as famílias de software XRP.» (Texto adaptado e atualizado para a nova norma ortográfica do português europeu resultante do Acordo Ortográfico de 1990 por Escrita Digital.)
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