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Viagens e Apresentação de Despesas
Novembro/2002
A Ericsson Brasil introduziu recentemente a solução ED-Portal XRP para a gestão dos processos de viagem e apresentação de despesas. Passados apenas dois meses, os resultados superaram as expectativas e o retorno do investimento está assegurado.
A solução hoje é utilizada por 100% dos utilizadores, aos quais não foi dada qualquer formação específica, mas que dado que os écrans são intuitivos e fáceis de usar imediatamente aderiram. Um inquérito feito no início de Novembro, teve 100% dos utilizadores a referirem que a utilização da solução traduziu-se em poupanças de tempo, acréscimos significativos de produtividade e libertou os departamentos administrativos de um trabalho de marcação e gestão de viagens que nalguns departamentos era feito por três pessoas a tempo inteiro. O circuito de autorizações passou a ser cumprido, tendo os gestores de projecto e managers confirmado que passaram ter controle sobre os custos imputados aos projectos com viagens. Os fornecedores aderiram à solução, tendo inclusive concluído que o seu trabalho diário ficou facilitado. Dado que não havia uma ideia precisa dos custos associados aos processos de viagem, a informação sobre poupanças de custos ainda não é exacta, mas comparativamente com igual período do ano anterior (e corrigindo do número de utilizadores ser diferente) já se concluiu que os custos com as viagens de avião reduziram-se em 20%, principalmente devido a: i. Dado que as viagens ficam registadas na aplicação e a agência de viagens tem sempre de dar várias alternativas para a mesma deslocação, conclui-se que os utilizadores passaram a escolher viagens mais económicas. ii. Maior controle por parte da organização dos motivos das viagens, bem como a validação do cabimento orçamental da viagem levou a não serem autorizadas viagens que anteriormente provavelmente o seriam. iii. Os saldos em tesouraria por liquidar de adiantamentos que aguardavam prestações de contas de viagem reduziu-se em 90%, pois dado que com a aplicação é fácil de fazer o relatório de viagem e o processamento é automático, os utilizadores passaram a não ter motivos para não efectuar os relatórios. Dado também que a aplicação inibe novas requisições de viagens quando existem relatórios de contas por apresentar, este facto incentivou os utilizadores a apresentaram as contas das viagens com maior celeridade. iv. A introdução da facturação electrónica permitiu um maior controle sobre a facturação feita pelos fornecedores, permitindo detectar casos de facturas que não correspondiam ao orçamentado e que nos primeiros 1000 processos atingiram 10% destes. O texto completo do caso pode ser obtido efectuando o download do documento associado.
 
Documentos associados:   Deslocacoeseviagens.pdf

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