1. A faturação eletrónica é carregada na aplicação (por exemplo, cartões de combustível, Via Verde, etc.);
2. Cada plafond agrega, por colaborador, os custos associados a determinados serviços, como, por exemplo, combustível, portagens. O plafond pode ser gerido em valor ou em quantidades, como litros, número de lavagens, etc.;
3. Os colaboradores são associados aos diversos plafonds em função do que estão autorizados a consumir;
4. Os colaboradores com plafonds podem consultar, a qualquer momento, o seu consumo e o saldo disponível, ou mesmo verificar, para esse dado momento, qual a relação entre o consumo efetivo e o consumo esperado;
5. Uma listagem detalhada dos consumos, incluindo data e local do movimento, fica disponível para o colaborador e para a equipa de gestão;
6. Sempre que um determinado nível de consumo é atingido, a aplicação alerta o colaborador. O seu responsável direto e o gestor da frota também podem ser notificados em função de diversas configurações disponíveis;
7. O colaborador dispõe de um processo que permite obter uma autorização para despesas extraordinárias, as quais não serão associadas ao plafond de despesas (como no caso de deslocações não habituais).

1. Decidir quais os serviços controlados pelos plafonds. Combustíveis, portagens, estacionamento, lavagens ou outros;
2. Definir qual a quantidade ou o valor a atribuir no período em vigor do plafond, ou seja, qual o consumo que fica autorizado para cada colaborador;
3. Associar os colaboradores aos seus plafonds. Mais tarde, poderá ainda optar por mudar o plafond dos colaboradores, efetuando os acertos necessários com o apoio da aplicação;
4. Configurar os alertas. Especificar quando serão emitidos os alertas, quer por consumo excessivo, quer por consumos não autorizados, como, por exemplo, combustíveis premium;
5. Processar a faturação. A aplicação permite efetuar esta operação sem esforço, pois é possível importar diretamente os ficheiros de faturação eletrónica e os consumos emitidos pelos mais importantes fornecedores, como no caso da Galp, da Repsol ou da Via Verde.

Publicado
em: 2 de abril de 2012
Por: Tiago Branco
(tiago.branco@escritadigital.pt)

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• Redução significativa dos encargos com serviços sujeitos a plafonds;
• Possibilidade de atribuir plafonds aos colaboradores com o mínimo de riscos de má utilização e de custos administrativos;
• Controlo eficiente e transparente dos custos de veículos, cartões de combustível, estacionamento e serviço de Via Verde;
• Saber, em cada momento, qual o consumo dos colaboradores face aos seus plafonds, nomeadamente através de relatórios específicos;
• A aplicação encarrega-se de notificar oportunamente os colaboradores no caso de ultrapassagem, ou previsível ultrapassagem, do limite do plafond;
• Flexibilidade e fiabilidade na atribuição e na atualização de plafonds a múltiplos colaboradores.