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NOTAS TÉCNICAS
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XRP |Gestão de Frota
IFRS 16 - funcionalidades disponíveis |
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XRP |GESTÃO DE DESPESAS
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Este módulo permite a apresentação de despesas por todos os colaboradores, desde despesas associadas ao normal funcionamento da organização a despesas oriundas de processos de viagem e de representação. Permite ainda o cálculo automático de ajudas de custo, quer associadas a distância, quer a tempo de deslocação.
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A informatização deste processo traz substanciais benefícios para a empresa, entre os quais destacamos:
- Importantes ganhos de produtividade em todo o processo de apresentação de despesas, quer através da redução da burocracia, quer pela eliminação de tarefas que não geram qualquer valor acrescentado;
- Implantar um controlo efetivo das despesas, disponibilizando informação on-line sobre tipo e valores, e informação detalhada, quer individualmente, quer da organização no seu todo ou ainda de acordo com o organograma;
- Validar a despesa face ao orçamento;
- Efetuar o processamento contabilístico de uma forma automática e on-line, facilitando, assim, o fecho das contas;
- Controlar todos os adiantamentos em poder de colaboradores/terceiros;
- Efetuar o cálculo automático das ajudas de custo.
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Principais características e funcionalidades:
- Linhas de despesa configuráveis com associação a conta contabilística e informação para tratamento de IVA;
- Cálculo de ajudas de custo em função do tempo, da distância, do nível hierárquico do utilizador e da data/hora de partida e data/hora de chegada;
- Apresentação de despesas pagas com dinheiro e/ou cartões de crédito;
- Até cinco divisas diferentes por relatório;
- Na prestação de despesas com veículos, possibilidade de associar matrícula e cálculo automático do valor a pagar em quilómetros;
- Quando associado a deslocações e viagens, possibilidade de prestar contas de diversas viagens num único relatório e calcular automaticamente as ajudas de custo;
- Possibilidade de calcular automaticamente o IVA dedutível em despesas efetuadas no estrangeiro;
- Tratamento dos adiantamentos e do cálculo automático dos saldos a receber/pagar;
- Possibilidade de configurar orçamentos individuais, centro de custo, unidade, com circuito de autorizações em caso de excesso;
- Perfil de tesouraria para pagamentos/recebimentos;
- Disponível no XRP |Mobile, permitindo assim efetuar autorizações e iniciar relatórios através de telemóveis ou dispositivos com ecrãs reduzidos;
- Aplicação única para empresas que operam em diferentes países com diferentes divisas.
Informação e estatísticas
- Estatísticas on-line sobre custos, padrões de despesa e qualidade do serviço;
- Relatórios configuráveis que podem ser emitidos quer centralmente, quer a nível da unidade e do próprio utilizador;
- Fácil exportação de toda informação para ficheiros informáticos (por exemplo, Excel);
- Geração de ficheiro PS2 e ficheiros para interface contabilística.
- Dashboard pessoal que permite cada utilizador visualizer de forma gráfica, por tipologia e plafonds, a evolução das despesas apresentadas;
- Relatórios tipo para despesas diversas, passes sociais ou viagens, que, geralmente, têm regras diferentes de contabilização;
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No relatório, encontra-se, por linha, o tipo de despesa e, por coluna, o tipo de divisa.
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A tesouraria dispõe de um ecrã que permite a visualização do estado de todos os relatórios e adiantamentos.
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Funcionalidades gerais das aplicações XRP
Para além das funcionalidades próprias, a aplicação beneficia de todas as funcionalidades das aplicações XRP, das quais destacamos:
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- Ecrãs e funcionamento intuitivo, reduzindo as necessidades de formação;
- Programa de avisos e notificações por e-mail e SMS;
- Programa completo de autorizações por eventos e valores;
- Delegação de competências;
- Possibilidade de configurar o workflow;
- Aplicação multilingue com consolidação;
- Integração com o portal do colaborador/intranet;
- Gestão de férias e ausências;
- Interface integralmente em browser;
- Integração com as aplicações de gestão documental;
- Integração com SAP, Oracle Finance, Microsoft Dynamics (Navision), Primavera, PHC;
- Exportação de processos para ficheiros CSV (lido pelo Excel) a partir do browser;
- Gateway para troca de ficheiros de textos para interligação a outras aplicações com registo de ficheiros exportados.
Aplicações XRP
Integração com as aplicações XRP |GESTÃO DE FROTA e XRP |GESTÃO DE FORMAÇÃO para consolidação dos respetivos custos.
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O utilizador confirma as férias e as delegações de competências.
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Módulo de autorizações.
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Para informações adicionais, poderá contactar-nos pelo e-mail Informações RH ou pelo telefone (+351) 21 381 17 10.
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