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NOTAS TÉCNICAS
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XRP |Gestão de Frota
IFRS 16 - funcionalidades disponíveis |
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COMO FAZER?
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Um sistema de gestão de despesas.
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Assunto
Projeto de gestão de despesas
Esta ficha resume como é possível implementar um sistema de apresentação e controlo de despesas que permita a aprovação e o reembolso de forma ágil, com controlo dos custos, validação orçamental e contabilização automática, utilizando a aplicação XRP |Gestão de Despesas.
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Descrição do projeto
Sucintamente, o projeto tem as seguintes características:
Cada colaborador dispõe de uma área de trabalho própria, onde apresenta as suas despesas. No momento da apresentação, é validado o cabimento orçamento, os plafonds e as regras de justificação da despesa.
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O processo segue, então, para autorização eletrónica de acordo com o organograma e os documentos são enviados diretamente para a contabilidade.
Após a aprovação da despesa, o processo é conferido face aos documentos. Tudo estando correto, é desencadeado o processo de contabilização e de liquidação do saldo, encerrando-se o processo.
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Aplicações XRP
• Gestão de Despesas
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Implementação
Configurações iniciais
- Definição dos tipos de despesa aceites na organização;
- Agrupamento dos tipos de despesas de acordo com a sua natureza contabilística, a fim de facilitar a contabilização automática;
- Configuração de serviços com regras especiais (por exemplo, refeições, quilómetros, qual a informação obrigatória que o colaborador tem de fornecer para justificar a despesa);
- Fixação dos níveis de autorização de acordo com os níveis hierárquicos;
- Configuração dos orçamentos (quando aplicável), que podem ser por colaborador e/ou unidade e/ou centro de custo;
- Especificação dos ficheiros para contabilização automática;
- Eventual desenho do template que deve acompanhar os documentos (opcional).
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Principais benefícios
- Ganhos significativos de produtividade, pois todo o processo de apresentação, aprovação, reembolso e contabilização de despesas originadas nos colaboradores fica bastante simplificado;
- Controlo on-line dos montantes gastos por colaborador, unidade, centro de custo e validação orçamental;
- Contabilização automática deste tipo de despesas através de geração de ficheiro com movimentos contabilísticos e financeiros;
- Possibilidade de recolher, de forma normalizada e obrigatória, informação adicional sobre cada despesa de modo a facilitar o processo de autorização e introduzir transparência no processo;
- Possibilidade de controlar despesas sujeitas a plafond, informando cada utilizador dos montantes disponíveis;
- Possibilidade de reembolso do utilizador por transferência bancária e/ou salário e/ou tesouraria;
- Incorporação da gestão de adiantamentos, quer de fundo fixo, quer para despesas;
- Relatórios on-line permitindo perceber os montantes gastos, os saldos disponíveis e a execução orçamental.
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